Con más de 500 colaboradores / colaboradoras y presencia en bolsa, Xilam es uno de los estudios de animación más importantes de Europa. El grupo eligió Infomaniak para centralizar y garantizar la disponibilidad de los datos, además de simplificar el intercambio de archivos entre sus departamentos, proveedores y plataformas de difusión. Las soluciones de Infomaniak también se utilizan para almacenar parte de los datos de Xilam. Estas soluciones forman parte del plan de descarbonización del grupo.

Las necesidades de un referente en animación con presencia en todo el mundo

Xilam cuenta con su propio catálogo (más de 2800 episodios) de películas y series de animación de gran éxito, entre ellas ¿Dónde está mi cuerpo?, nominada al Óscar, y licencias internacionales como Oggy y las cucarachas, Zig y Sharko, Chicky, Karate Sheep. Además de sus propias marcas, Xilam también desarrolla contenido por encargo, dentro de producciones ejecutivas.

La proyección internacional de Xilam plantea un doble reto. Por un lado, los colaboradores / las colaboradoras y artistas trabajan desde varias sedes: París, Lyon, Angulema y Ciudad Ho Chi Minh en Vietnam. Por otro lado, los equipos de ventas viajan con frecuencia por todo el mundo para reunirse con clientes como Netflix, Apple, Disney, Amazon, entre otros, en ferias comerciales y eventos.

Hasta ahora, Xilam recurría a una variedad de soluciones para gestionar intercambio de archivos entre equipos. Cada departamento tenía sus propios métodos, a menudo vinculados a servidores distintos o herramientas específicas. Pero esto complicaba los intercambios, especialmente en un entorno con múltiples sedes. Durante los viajes, los equipos necesitaban acceder de forma sencilla y segura a archivos de gran tamaño, tanto desde sus ordenadores portátiles como desde sus móviles.

Al mismo tiempo, Xilam puso en marcha un ambicioso proyecto para reducir su huella de carbono, teniendo en cuenta también el impacto medioambiental de su actividad digital (Green IT). Esta iniciativa implica una mejor gestión de los datos y de su volumen, a través de un programa específico: Xilam Data.

Los retos

Para llevar a cabo este proyecto, Xilam debía hacer frente a varios desafíos:

  • Almacenar parte de sus datos en una infraestructura fiable y segura.
  • Garantizar un acceso sin problemas a esos datos.
  • Facilitar el intercambio de archivos entre equipos internos y externos, incluso a distancia (también durante ferias internacionales), desde cualquier dispositivo.
  • Simplificar el acceso a los datos en un entorno con múltiples sedes (París, Lyon, Angulema y Ciudad Ho Chi Minh), varios servidores y una gran diversidad de departamentos.
  • Elegir un proveedor alineado con la política de RSE de Xilam, y que encajara en el programa Xilam Data.

La elección de Infomaniak

Para Guillaume Jallot, director técnico de Xilam:

Infomaniak es el proveedor más completo para cubrir tanto las necesidades operativas de los equipos como los requisitos de confidencialidad inherentes a la producción de contenidos originales y los ambiciosos objetivos de RSE de Xilam.

Xilam se decantó por Infomaniak por tres razones principales:

  1. Competitividad: «Xilam llevó a cabo un estudio interno y lanzó una licitación. Se contactó con varios proveedores, como Amazon, OVH y un data center de París. Finalmente, Xilam eligió a Infomaniak, cuya propuesta cumple con los requisitos definidos por la empresa».
  2. Acompañamiento: «La disponibilidad del equipo de Infomaniak, el rendimiento, la seguridad y la calidad en los intercambios fueron factores decisivos».
  3. Seguridad y confianza: «Hoy, Infomaniak nos permite almacenar datos garantizando el máximo nivel de seguridad. Además, su enfoque ecológico encaja plenamente con nuestra estrategia de RSE y con el programa Xilam Data».

La implementación de kDrive y Swiss Backup en Xilam

El almacenamiento de los datos

La implementación de Swiss Backup fue gestionada por el equipo de TI de Xilam siguiendo la documentación proporcionada por Infomaniak.

El almacenamiento de datos en Swiss Backup sigue un procedimiento interno destinado a optimizar el volumen de almacenamiento y reducir el impacto medioambiental de la tecnología digital.

En la práctica, el equipo de TI aplica filtros a los datos previamente categorizados (por ejemplo: «archivo fuente», «archivo temporal», «archivo de visualización», «archivo definitivo», etc.). Solo se almacenan y se mantienen accesibles los archivos esenciales.

La implementación de kDrive en los departamentos de Xilam

kDrive se ha implementado en los departamentos de posproducción, producción, distribución, operaciones y recursos humanos. Todo el proceso está gestionado internamente por el equipo de TI, que se encarga de la instalación local en los equipos, la configuración, los permisos de acceso, las contraseñas y la seguridad de los archivos compartidos a través de la consola de administración de kDrive. También se elaboran tutoriales adaptados a los escenarios de uso específicos de cada equipo.

La herramienta tuvo que adaptarse a las particularidades del negocio de Xilam. Por ejemplo, la posproducción requiere el intercambio de archivos muy específicos, relacionados con la edición y el sonido. Un taller conjunto entre los equipos de Xilam e Infomaniak permitió adaptar el desarrollo de kDrive para agilizar las transferencias.

Actualmente, parte de los archivos relacionados con la posproducción se gestionan en kDrive. Esto permite el intercambio seguro de archivos, como clips de vídeo o audio, con nuestros socios. Para los archivos más pesados o específicos, Xilam sigue utilizando entornos dedicados. Además, kDrive también facilita el intercambio de archivos que deben pasar por nuestra cadena de validación.

kDrive está instalado en todos los dispositivos de algunas personas colaboradoras para centralizar y enviar presentaciones y contenido a plataformas o cadenas de difusión. Se puede acceder a la aplicación fuera de la red local, por ejemplo, durante presentaciones comerciales o ferias profesionales en todo el mundo.

kDrive: una prueba a gran escala en Los Ángeles

En un viaje a Los Ángeles, los equipos necesitaban utilizar kDrive para sus reuniones de negocios con las grandes plataformas.

El equipo de ventas tenía que realizar sus presentaciones a través de archivos de gran tamaño (archivos PowerPoint que contenían vídeos), lo que implicaba tener que esperar mucho tiempo para la descarga, a menudo con una conexión wifi deficiente, Además, necesitaban acceder al catálogo de series de Xilam, cuyos archivos superaban con creces la capacidad de almacenamiento disponible en los ordenadores portátiles. kDrive resolvió estas limitaciones gracias a la opción Lite Sync, que permite descargar con antelación solo los archivos necesarios de forma local, sin depender de una conexión a Internet. kDrive cumplió con las expectativas y las exigencias del equipo durante estas reuniones. Guillaume Jallot, director técnico de Xilam

Un balance positivo

En la actualidad, Xilam es capaz de almacenar parte de sus datos de acuerdo con los estándares de seguridad y privacidad.

El equipo de Xilam ha optimizado sus procedimientos de intercambio de archivos a través de kDrive, una plataforma única y centralizada. kDrive simplifica la gestión del acceso, refuerza la privacidad de los datos y mejora la colaboración entre los equipos de diferentes departamentos (desde distribución y producción, hasta operaciones, fabricación, edición, etc.), incluso a distancia o durante desplazamientos.

Para François-Xavier de Maistre, director de RSE de Xilam:

Gracias a la infraestructura ecológicamente responsable de Infomaniak, que da prioridad a los data centers que funcionan con energía renovable, se enfrían sin aire acondicionado y tienen bajas emisiones de carbono, Xilam está tomando medidas concretas para reducir la huella medioambiental de sus actividades digitales. Esta decisión se adapta plenamente a la estrategia de RSE del grupo y a su programa Xilam Data, centrado en optimizar la gestión de los datos, fomentar la sobriedad digital y controlar los volúmenes de almacenamiento.

Más información