Côté en bourse avec plus de 500 collaborateurs, Xilam est l’un des plus importants studios d’animation en Europe. Le groupe a choisi Infomaniak pour centraliser, garantir la disponibilité des données et simplifier l’échange de fichiers entre ses départements, ses prestataires et les plateformes de diffusion. Les solutions d’Infomaniak sont également déployées pour stocker une partie des données Xilam. Ces solutions intègrent le plan de décarbonation du groupe.

Les besoins d’un leader de l’animation présent tout autour du globe

Xilam possède son propre catalogue (plus de 2800 épisodes) de films et séries d’animation à succès dont J’ai Perdu Mon Corps, nommé aux Oscars, et des licences mondiales comme Oggy et les cafards, Zig & Sharko, Chicky, Karate Sheep. En complément de ses propres marques, Xilam développe également des contenus pour le compte de tiers, dans le cadre de productions exécutives.

L’envergure internationale de Xilam pose un double défi. D’une part, les collaborateurs et artistes sont présents sur plusieurs sites : Paris, Lyon, Angoulême et Hô-Chi-Minh au Vietnam. D’autre part, les équipes commerciales voyagent régulièrement dans le monde entier pour rencontrer des clients comme Netflix, Apple, Disney, Amazon, etc. lors de salons et d’évènements professionnels.

Historiquement, Xilam s’appuyait sur une diversité de solutions pour gérer le partage de fichiers entre les équipes. Chaque département disposait de ses propres méthodes, souvent liées à des serveurs distincts ou à des outils spécifiques. Mais cela complexifiait les échanges, en particulier dans cet environnement multi-sites. Pendant les voyages, les équipes devaient pouvoir accéder facilement et de manière sécurisée à des fichiers volumineux, aussi bien sur leurs ordinateurs portables que sur leurs mobiles.

Parallèlement, Xilam a engagé un vaste projet de réduction de son empreinte carbone, en prenant en compte son impact environnemental numérique (Green IT). Cette démarche passe par une meilleure gestion des données et de leur volumétrie, à travers un programme dédié : Xilam Data.

Les enjeux

Pour mener à bien ce projet, Xilam devait relever plusieurs défis :

  • Stockage d’une partie de ses données sur une infrastructure fiable et sécurisée.
  • Garantir une accessibilité fluide de ces données.
  • Faciliter les échanges de fichiers entre les équipes internes et externes et à distance (y compris lors de salons à l’international), depuis tous les appareils.
  • Simplifier l’accès aux données dans un contexte multi-sites (Paris, Lyon, Angoulême et Hô-Chi-Minh), multi-serveurs, avec une grande diversité de départements.
  • Choisir un prestataire aligné sur la politique RSE de Xilam, qui s’inscrive dans le programme Xilam Data.

Le choix d’Infomaniak

Pour Guillaume Jallot, Chief Technical Officer – Xilam :

Infomaniak est le prestataire le plus complet pour couvrir à la fois les besoins métier des équipes, les impératifs de confidentialité inhérents à la production de programmes originaux et les exigences RSE ambitieuses de XiIam.

Xilam a orienté son choix vers Infomaniak pour trois raisons principales :

  1. Compétitivité : « Xilam a mené une étude interne et lancé un appel d’offre. Plusieurs prestataires ont été sollicités, tel que Amazon, OVH et un datacenter à Paris. Xilam a retenu Infomaniak dont l’offre répond aux exigences fixées par l’entreprise. »
  2. Accompagnement : « L’accessibilité des équipes d’Infomaniak, la performance, la sécurité et la qualité des échanges ont été des critères déterminants. »
  3. Sécurité et confiance : « Infomaniak permet aujourd’hui de proposer de stocker des données en assurant un niveau de sécurité maximal. De plus, l’approche écologique d’Infomaniak s’inscrit pleinement dans notre stratégie RSE et dans le cadre de notre programme Xilam Data. »

La mise en œuvre de kDrive et Swiss Backup chez Xilam

Le stockage des données

Le déploiement de Swiss Backup a été assuré par l’équipe IT de Xilam en suivant la documentation fournie par Infomaniak.

Le stockage des données dans Swiss Backup suit une procédure interne pour optimiser la volumétrie du stockage et réduire l’impact environnemental du numérique.

En pratique, l’équipe IT applique des filtres sur les données qui ont fait l’objet d’un travail de catégorisation ( à titre d’exemple : “fichier source”, “fichier temporaire”, “fichier de visualisation”, “fichier définitif”, etc.). Seuls les fichiers essentiels sont stockés et sont accessibles.

Le déploiement de kDrive dans les départements de Xilam

kDrive est déployé dans les départements de la postproduction, de la production, de la distribution, des opérations et des ressources humaines. Tout est piloté en interne par l’équipe IT qui gère l’installation locale sur les postes, la configuration, les droits d’accès, les mots de passe et la sécurité des partages via la console de gestion de kDrive. Elle produit aussi des tutoriels adaptés aux scénarios d’utilisation spécifiques des équipes.

L’outil a dû être adapté aux spécificités métier de Xilam. A titre d’exemple, la postproduction nécessite l’échange de fichiers très spécifiques, liés au montage et au son. Un atelier entre les équipes de Xilam et d’Infomaniak a permis d’ajuster le développement de kDrive pour fluidifier les transferts.

Aujourd’hui, une partie des fichiers liés à la postproduction sont gérés dans kDrive. Cela permet d’échanger en toute sécurité des fichiers, par exemple des extraits vidéo ou des éléments audios avec nos partenaires. Pour les fichiers les plus volumineux ou plus spécifiques, Xilam continue d’utiliser des environnements dédiés. Enfin, kDrive permet également d’échanger des fichiers soumis à notre chaîne de validation.

kDrive est installé sur tous les périphériques de certains collaborateurs pour centraliser et transmettre des présentations et des contenus aux plateformes ou aux diffuseurs. L’application est accessible en dehors du réseau local, à savoir lors de présentations commerciales ou de salons professionnels à travers le monde.

kDrive : un test grandeur nature à Los Angeles

A l’occasion d’un déplacement à LA, les équipes avaient besoin de s’appuyer sur kDrive pour leur rendez-vous commerciaux avec les grandes plateformes.

L’équipe commerciale devait assurer ses présentations via des fichiers d’une taille volumineuse (des PowerPoints contenant des vidéos) et de fait nécessitant des temps de téléchargement conséquents, parfois dans des conditions de WIFI dégradées. Les équipes devaient pouvoir accéder au catalogue des séries Xilam dont les fichiers dépassent très largement les capacités de stockage disponible des ordinateurs portables. kDrive a résolu ces contraintes en permettant de télécharger seulement les fichiers nécessaires en local à l’avance via l’option Lite Sync en s’affranchissant d’une connexion internet. kDrive a répondu aux attentes et aux exigences des équipes lors de ces rendez-vous. Guillaume Jallot, Chief Technical Officer – Xilam

Un bilan positif

Xilam est aujourd’hui capable de stocker une partie de ses données de façon conforme aux standards de sécurité et de confidentialité.

L’équipe de Xilam a amélioré ses procédures d’échanges de fichiers via kDrive, une plateforme unique et centralisée. kDrive simplifie la gestion des accès, renforce la confidentialité des données et améliore la collaboration entre les équipes des différents départements (de la distribution à la production en passant par les opérations, la fabrication, l’édito, etc.), y compris à distance ou en déplacement.

Pour François-Xavier de Maistre, Directeur RSE de Xilam :

En s’appuyant sur l’infrastructure écoresponsable d’Infomaniak, qui privilégie des data centers alimentés par des énergies renouvelables, refroidis sans climatisation et au bilan carbone maîtrisé, Xilam agit concrètement pour réduire l’empreinte environnementale de ses activités numériques. Ce choix s’inscrit pleinement dans la stratégie RSE du groupe, en cohérence avec son programme Xilam Data, dédié à l’optimisation de la gestion des données, à la sobriété numérique et à la maîtrise des volumes de stockage.

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