Traiter ses emails au quotidien relève parfois de l’exploit. Chacun reconnaîtra qu’une boîte de réception pleine de courriers engendre une baisse de productivité et génère un stress inutile.

Que faire lorsqu’on reçoit trop de mails ? Comment reprendre le contrôle sur sa boîte de réception et éviter d’être envahi par les courriers non lus ?

Être assailli de mails n’est pas une fatalité ! Bien au contraire, en mettant en oeuvre une stratégie en amont, il est facile de réduire la charge de travail liée au traitement des emails. Pour le démontrer, allons sur le terrain pour découvrir les secrets d’une gestion efficace des emails.

Chez Infomaniak, la totalité des communications passe par des supports numériques et les mails en sont une partie importante. C’est l’héritage d’un ADN 100% digital et écologique.

L’inbox zéro : le secret du manager

Une boîte de réception vide à la fin de la journée : la promesse d’une stratégie éprouvée, même lorsqu’on reçoit plus de 150 emails par jours.

Voici comment mettre en oeuvre l’Inbox Zéro en quelques étapes :

  1. Effectuez régulièrement un balayage rapide de votre boîte de réception pour traiter les mails urgents et faire un tri sur lequel vous ne reviendrez pas.
  2. Traitez tous les mails qui peuvent l’être en moins de 3 minutes et ceux qui sont urgents puis archivez-les.
  3. Archivez tous les mails qui ne requièrent pas d’action de votre part après en avoir pris rapidement connaissance.
  4. Prévoyez une à deux plages horaires clairement délimitées pour traiter les emails nécessitant davantage de travail.
  5. Mettez-vous en copie des mails dont vous devez assurer le suivi et créez une règle pour les placer dans un dossier “suivi”.
  6. Effectuez un dernier passage en revue en fin de journée pour éliminer les derniers mails qui peuvent être traités.
  7. Ne laissez dans votre boîte de réception que les mails ne pouvant être traités le jour même, à hauteur d’une douzaine au maximum. Faites de même le vendredi avant de partir en weekend.

Marc Oehler, Directeur des opérations chez Infomaniak : “Cette stratégie me permet de m’assurer que les choses soient faites sans jamais générer d’accumulation”. Grâce à l’espace de stockage illimité de la messagerie, il est possible d’utiliser systématiquement la fonction d’archivage pour faire place nette dans sa boîte de réception.

Le dossier tampon pour amortir la charge

Si votre activité implique un suivi permanent et sur la durée, servez-vous des dossiers pour conserver une boîte de réception aussi vide que possible.

  1. Créez des règles depuis le Workspace pour trier les emails et les placer automatiquement dans les dossiers de suivi organisés hiérarchiquement. En ajoutant vos règles au niveau du Workspace elles s’appliqueront en amont de votre client de messagerie. Vous bénéficierez de la même organisation, quel que soit l’appareil duquel vous vous connectez.
  2. Videz votre boîte de réception une fois par semaine en déplaçant la totalité des emails qu’elle contient dans un “dossier tampon” contenant les emails moins urgents que vous n’avez pas pu traiter.

Avec un dossier tampon, on diminue la charge de stress et on libère littéralement de l’espace nécessaire à une bonne vue d’ensemble.

Les filtres offrent des possibilités de tri automatique et d’actions. Vous pouvez notamment déplacer automatiquement les emails, les copier dans un dossier, les transférer à une ou des personnes et particuliers. Prendre le temps de configurer ses règles dans le Workspace permet d’économiser un temps précieux par la suite.

Alexandre Patti, responsable des certifications chez Infomaniak : “Pour maintenir un haut degré d’efficacité, il est primordial de conserver une boîte de réception vide quitte à stocker les emails à traiter dans un dossier séparé”. Des études confirment que moins de 20% des emails que nous conservons ou archivons serviront par la suite. Une boîte de réception vide offre les mêmes avantages qu’un espace de travail bien agencé.

En résumé

Pour résumer, définir ses priorités et adopter une discipline sont les clés d’une bonne gestion des emails. Ménager de l’espace dans la boîte de réception revient à dégager de l’espace dans son organisation de travail.

Enfin il reste les bonnes pratiques habituelles :

  • Écrire moins d’emails pour en recevoir moins en retour.
  • Utiliser le filtre SPAM pour ne plus recevoir de courriers indésirables qui occupent de l’espace dans votre boîte de réception.
  • Se désinscrire des newsletters que vous ne désirez plus suivre ou créez une règle pour les déplacer automatiquement dans un dossier spécifique.

Le Workspace offre toutes les fonctionnalités indispensables pour mettre en oeuvre ces bonnes pratiques et gagner en efficacité. Pour en bénéficier il suffit de commander un nom de domaine ou un hébergement mail chez Infomaniak. Une adresse email illimitée est incluse gratuitement avec chaque nom de domaine et ça tombe bien, car de nombreuses promotions sont en cours.

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