Caso di studio: Pottu & Seitz sostituisce Microsoft SharePoint con kSuite

Fondata nel 1993, Pottu & Seitz è un’azienda paesaggistica della Svizzera romanda che ad oggi annovera 80 collaboratori. Suddivisa in diverse sedi ubicate tra i cantoni di Vaud e Ginevra, è organizzata in sei dipartimenti. Migrando a kSuite, l’obiettivo era centralizzare e proteggere i file assicurando una circolazione fluida delle informazioni tra il personale e i clienti.

La collaborazione al centro delle esigenze

Fino al 2024, l’azienda si affidava a Microsoft SharePoint e a un file server remoto, ospitato presso un provider esterno e accessibile solo dagli uffici. Questo sistema frammentato ha costituito in tempi rapidi una fonte di problemi: impossibile condividere un file tramite un semplice link, collaborare in tempo reale o mantenere una struttura ad albero unificata. Risultato: duplicati, gestione complessa e accesso limitato ai file sul campo. Con file di grandi dimensioni come modelli 3D, rendering di Photoshop o presentazioni InDesign, il team IT doveva trovare una soluzione affidabile per condividere facilmente i file, accedere ai documenti da qualsiasi luogo e mantenere un’organizzazione chiara nonostante la diversità dei poli aziendali.

Per quanto riguarda la comunicazione, le e-mail erano già ospitate presso Infomaniak da dieci anni, ma i team utilizzavano Outlook come strumento principale. Il grande volume di messaggi scambiati causava inoltre problemi di sincronizzazione: e-mail non ricevute o non inviate, cartelle duplicate… Ogni collaboratore gestiva anche la propria agenda e i propri contatti in modo indipendente tramite Outlook o iCloud, senza centralizzazione.

Per sostenere la crescita della sua attività, Pottu & Seitz aveva bisogno di un ambiente di lavoro collaborativo unificato e affidabile, facile da amministrare, da usare, accessibile in mobilità e in grado di semplificare gli scambi tra i suoi team, indipendentemente dal loro lavoro o dalla loro ubicazione.

La posta in gioco

• Centralizzare tutti i file per semplificare l’organizzazione, evitare duplicazioni e raggruppare i documenti dei vari dipartimenti in un’unica struttura ad albero dal carattere chiaro e unico.
• Facilitare la condivisione di file, la collaborazione simultanea e migliorare l’accessibilità dei dati, in particolare tra l’ufficio progettazione e il personale operante nei cantieri.
• Garantire un’archiviazione scalabile e sicura per supportare la crescita del volume di dati generato dall’attività dell’ufficio progettazione.
• Implementare un programma di posta interno sicuro per ridurre il volume di e-mail e rendere più fluidi gli scambi, con uno strumento ospitato in Svizzera.
• Semplificare l’arrivo di nuovi collaboratori grazie a una configurazione standardizzata e agli accessi automatizzati.

Perché Infomaniak?

I criteri chiave sono stati: la semplicità d’uso, la sovranità dei dati, la coerenza ecologica e il rapporto qualità/prezzo.

Per Romain Richner, Responsabile Comunicazione e IT – Pottu & Seitz:

i costi sono sotto controllo

L’ecosistema kSuite è completo e facile da utilizzare

I dati sono ospitati in Svizzera

Infomaniak è in linea con i nostri valori

L’attuazione: kSuite come hub centrale per tutti i dati e le comunicazioni

L’implementazione di kSuite si è svolta in quattro fasi:

1. Centralizzazione dei contatti e dei calendari I contatti e i calendari sono stati integrati in kSuite per sostituire la gestione individuale prevalsa fino ad allora. È stato creato un elenco interno condiviso in modo che i team dispongano di informazioni sempre aggiornate. Quando un collaboratore arriva o lascia l’azienda, l’aggiornamento viene effettuato in kSuite e si riflette automaticamente sui telefoni e sui tablet di tutto il personale. I calendari condivisi facilitano invece il coordinamento tra i team.
2. Utilizzo generalizzato di Infomaniak Mail L’utilizzo di Outlook è stato interrotto a favore dell’interfaccia web e dell’applicazione mobile di Infomaniak Mail. Questo cambiamento ha consentito di eliminare i bug e i problemi di sincronizzazione riscontrati in passato. I team beneficiano di una maggiore facilità d’uso, di strumenti integrati come l’assistente IA e di un’integrazione fluida con i contatti e i calendari di kSuite.
3. Migrazione a kDrive La implementazione di kDrive è iniziata con la creazione di team in kSuite e l’assegnazione dei diritti di accesso. I file dell’ufficio di progettazione sono stati quindi migrati in una nuova struttura ad albero chiara e coerente. L’applicazione kDrive è stata installata localmente sulle postazioni per attivare la sincronizzazione dei file e sono state progressivamente create delle etichette per migliorare l’ordinamento dei file. La migrazione è iniziata con i documenti dell’ufficio tecnico ed è oggi completata in tutti i dipartimenti.
4. Implementazione di kChat Si tratta di una rottura con l’organizzazione “100% mail” che esisteva da anni. Il team IT ha iniziato a implementare kChat in modo progressivo: i canali principali sono stati creati a monte e poi aggiunti in base alle esigenze, per cantiere o per settore di attività. Adesso, kMeet completa questo ambiente per facilitare gli scambi e la collaborazione in tempo reale.

Risultati

Accessibilità: i file aziendali sono disponibili ovunque e in qualsiasi momento. In ufficio, in cantiere o in viaggio, l’accesso ai dati è garantito. Grazie all’interfaccia unificata di kSuite, il personale lavora in modo più efficiente, senza doversi destreggiare tra più applicazioni e senza essere in sede per ottenere informazioni.

Collaborazione: la condivisione delle informazioni con i clienti è semplificata. Adesso, Pottu & Seitz utilizza kDrive per creare link condivisi ai suoi piani di irrigazione. I clienti vi accedono direttamente scansionando un QR code posizionato vicino al loro programmatore, che garantisce loro una consultazione rapida e continua in caso di necessità.

Comunicazione istantanea: gli scambi tra gli 80 collaboratori sono modernizzati. L’adozione di kChat ha consentito di ridurre notevolmente il volume di e-mail interne e di rendere più fluida la comunicazione. I team si affidano a kMeet anche per organizzare videoconferenze puntuali.

Onboarding: l’integrazione dei nuovi collaboratori è facilitata. I profili utente possono essere creati con pochi clic, con diritti immediatamente configurati in kSuite, grazie ai team. L’accesso ai calendari, ai contatti e ai file viene distribuito automaticamente sui dispositivi, accelerando e rendendo sicuro il processo di benvenuto.

Sovranità: le garanzie in materia di privacy sono rafforzate. Adottando kSuite, ospitata in Svizzera in data center all’avanguardia dell’innovazione in materia di impronta ecologica, Pottu & Seitz conferma il proprio impegno a favore di un digitale responsabile. Questa scelta strategica rafforza anche la sua immagine presso clienti e partner.

Maggiori informazioni

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