Gestire le e-mail quotidianamente è a volte un’impresa. Tutti riconoscono che una cartella di posta in arrivo piena di messaggi comporta un calo di produttività e genera stress inutile.

Cosa possiamo fare allora quando si ricevono troppe e-mail? Come riprendere il controllo sulla cartella di posta in arrivo ed evitare di essere sommersi da messaggi non letti?

Essere bombardati da e-mail non è una fatalità! Anzi, con una strategia a monte possiamo ridurre facilmente il carico di lavoro relativo alla gestione delle e-mail. Per dimostrarlo, vediamo da vicino i segreti di una gestione efficace delle e-mail.

In Infomaniak, tutte le comunicazioni avvengono su supporti digitali di cui le e-mail sono una parte importante. Si tratta dell’eredità di un DNA 100% digitale ed ecologico.

L’inbox zero: il segreto del manager

Una cartella di posta in arrivo vuota a fine giornata: la promessa di una strategia testata, anche quando si ricevono più di 150 e-mail al giorno.

Ecco come realizzare l’Inbox Zero in pochi passi:

  1. Effettuare regolarmente uno scorrimento rapido della posta in arrivo per leggere le e-mail urgenti e fare una selezione su cui tornare in seguito.
  2. Gestire tutte le e-mail che possono essere esaminate in meno di 3 minuti, comprese quelle urgenti, quindi salvarle.
  3. Archiviare tutte le e-mail che non richiedono azioni dopo averle lette rapidamente.
  4. Programmare con precisione da uno a due periodi per gestire le e-mail che richiedono molto lavoro.
  5. Mettersi in copia conoscenza delle e-mail da monitorare e creare una regola che le collochi in una cartella “monitoraggio”.
  6. Effettuare un’ultima revisione a fine giornata per eliminare le e-mail più recenti che possono essere gestite.
  7. Lasciare nella posta in arrivo solo le e-mail che non possono essere gestite nello stesso giorno (massimo una dozzina). Fare lo stesso il venerdì prima del week-end.

Marc Oehler, Direttore operativo di Infomaniak: “Questa strategia mi permette di assicurarmi che non si creino accumuli”. Grazie allo spazio di memoria illimitato nella posta elettronica, è sempre possibile utilizzare la funzione di archiviazione per cancellare la posta in arrivo.

La cartella Temp per ridurre il carico

Se la sua attività comporta un controllo costante e a lungo termine, usi delle cartelle per svuotare la cartella posta in arrivo il prima possibile.

  1. Creare delle regole dal Workspace per ordinare le email e inserirle automaticamente in cartelle di monitoraggio organizzate gerarchicamente. Aggiungendole nel Workspace, le regole saranno applicate a monte del suo client di posta. Beneficerà della stessa organizzazione, qualsiasi sia il dispositivo da cui accede.
  2. Una volta a settimana, svuotare la posta in arrivo spostando tutte le e-mail in una “cartella Temp” che contiene le e-mail meno urgenti che non è stato possibile elaborare.

Con una cartella Temp diminuisce lo stress e si libera letteralmente spazio necessario a una buona visione d’insieme.

I filtri offrono delle possibilità di selezione automatica e di azioni. Può in particolare spostare automaticamente le e-mail, copiarle in una cartella, inviarle a una o più persone e privati. Configurare le regole nel WorkSpace permette di risparmiare tempo prezioso in seguito.

Alexandre Patti, responsabile delle certificazione di Infomaniak: “Per mantenere un livello di efficienza elevato, è fondamentale tenere una cartella di posta in arrivo vuota il che significa archiviare le e-mail da gestire in una cartella a parte”. Degli studi confermano che meno del 20% delle e-mail che salviamo o archiviamo serviranno in un secondo momento. Una cartella di posta vuota offre gli stessi vantaggi di una buona disposizione dello spazio di lavoro.

In sintesi

In sintesi, definire le priorità e adottare una disciplina sono le chiavi per una buona gestione delle e-mail. Gestire lo spazio nella posta in arrivo equivale a liberare dello spazio nell’organizzazione del lavoro.

Infine vi sono le solite buone pratiche:

  • Scrivere meno e-mail per riceverne meno in cambio.
  • Utilizzare il filtro SPAM per non ricevere più posta indesiderata che occupa spazio nella cartella di posta in arrivo.
  • Cancellare l’iscrizione alle newsletter che non si desidera più seguire o creare una regola per spostarle automaticamente in una cartella specifica.

Il Workspace offre tutte le funzioni indispensabili per applicare queste buone pratiche e guadagnare efficienza. Per beneficiarne basta ordinare un nome di dominio o un hosting mail in Infomaniak. Un indirizzo e-mail illimitato gratuito è incluso con ogni nome di dominio, ma ci sono anche tante altre promozioni.

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