Fallstudie: Pottu & Seitz ersetzt Microsoft SharePoint durch kSuite

Pottu & Seitz wurde 1993 gegründet und ist ein Westschweizer Gartenbauunternehmen mit aktuell 80 Mitarbeitenden. Es ist an mehreren Standorten zwischen den Kantonen Waadt und Genf ansässig und umfasst sechs Bereiche. Bei der Migration zu kSuite bestand das Ziel darin, Dateien zu zentralisieren und zu sichern und dabei gleichzeitig einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Mitarbeitenden und Kund*innen zu gewährleisten.

Fokus auf Zusammenarbeit

Bis 2024 hatte das Unternehmen Microsoft SharePoint und einen Remote-Dateiserver genutzt, der bei einem externen Anbieter gehostet wurde und nur von den Büros aus erreichbar war. Dieses fragmentierte System wurde schnell zum Problem: Es war nicht möglich, eine Datei über einen einfachen Link zu teilen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten oder eine einheitliche Baumstruktur zu bewahren. Die Folgen: Duplikate, eine komplexe Verwaltung und ein eingeschränkter Dateizugriff vor Ort. Angesichts von umfangreichen Dateien wie 3D-Modellen, Photoshop-Renderings oder InDesign-Präsentationen musste das IT-Team eine zuverlässige Lösung finden, um Dateien einfach zu teilen, ortsunabhängig auf Dokumente zuzugreifen und trotz unterschiedlicher Aktivitätsbereiche eine übersichtliche Organisation zu bewahren.

Was die Kommunikation angeht, so wurden E-Mails zwar bereits seit zehn Jahren bei Infomaniak gehostet, doch verwendeten die Teams Outlook als primäres Tool. Das grosse Nachrichtenvolumen führte zudem zu Synchronisierungsproblemen mit nicht empfangenen oder nicht versendeten E-Mails, doppelten Ordnern usw. Jeder Mitarbeitende verwaltete seinen Kalender und seine Kontakte selbst über Outlook oder iCloud – ohne jede Zentralisierung.

Angesichts seines zunehmenden Auftragsvolumens benötigte Pottu & Seitz eine einheitliche und zuverlässige kollaborative Arbeitsumgebung, die einfach zu verwalten und zu bedienen und von unterwegs aus erreichbar ist. Ausserdem sollte der Austausch zwischen den Teams unabhängig von Fachbereich und Standort reibungslos verlaufen.

Die Herausforderungen

• Zentralisierung aller Dateien, um die Organisation zu vereinfachen, Doppelspurigkeiten zu vermeiden und Dokumente der verschiedenen Bereiche in einer übersichtlichen und einheitlichen Baumstruktur zusammenzufassen.
• Vereinfachung der Dateifreigabe, der gleichzeitigen Zusammenarbeit und Verbesserung der Datenzugänglichkeit, insbesondere zwischen dem Planungsbüro und den Mitarbeitenden auf Baustellen.
• Gewährleistung einer skalierbaren und sicheren Speicherung, um mit dem Wachstum des Datenvolumens Schritt zu halten, das durch das Planungsbüro generiert wird.
• Einrichtung eines sicheren internen Messaging-Systems, um das E-Mail-Volumen zu reduzieren und den Austausch reibungslos zu gestalten – mit einem in der Schweiz gehosteten Tool.
• Vereinfachung des Eintritts neuer Mitarbeitender durch standardisierte Konfigurationen und automatisierte Zugriffe.

Warum Infomaniak?

Die wichtigsten Kriterien waren Benutzerfreundlichkeit, Datenhoheit, ökologische Kohärenz und Preis-Leistungs-Verhältnis.

Romain Richner, Leiter Kommunikation und IT bei Pottu & Seitz, erklärt dazu:

Die Kosten sind unter Kontrolle.

Infomaniak ist günstiger als die Web-Giganten und bietet gleichzeitig sehr viel Speicherplatz. Für Pottu & Seitz ist dies eine wirtschaftlich tragbare Lösung ohne Abstriche bei der Funktionalität und Datensicherheit unserer Kund*innen.

Das kSuite-Ökosystem ist umfassend und benutzerfreundlich

kSuite erfüllt unsere täglichen Anforderungen. Alle Tools sind in einem einzigen Bereich zusammengefasst: Dateien, E-Mails, Kontakte, Kalender, internes Nachrichtensystem und Videokonferenzen. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen, was die Akzeptanz der Teams fördert. Hierdurch kann ein Unternehmen wie Pottu & Seitz in einem einheitlichen Ökosystem arbeiten, ohne sich zu verzetteln, und somit effizienter werden.

Daten werden in der Schweiz gehostet

Ein entscheidendes Kriterium war die Zusammenarbeit mit einem lokalen Anbieter. Alle Unternehmensdaten werden im Herzen Europas gehostet und verantwortungsvoll verarbeitet. Diese Entscheidung ermöglicht Pottu & Seitz, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken und die Vertraulichkeit seiner Informationen zu gewährleisten.

Infomaniak steht im Einklang mit unseren Werten

Angesichts seines täglichen Kontakts mit der Natur achtet Pottu & Seitz besonders auf die Umweltauswirkungen seiner Partner. Die Entscheidung für Infomaniak beruhte auch auf diesem Kriterium: Das Unternehmen wird zu 100% mit erneuerbaren Energien betrieben und verfolgt einen aktiven Ansatz zur Verringerung seines ökologischen Fussabdrucks.

Umsetzung: kSuite als zentrale Drehscheibe für alle Daten und Mitteilungen

Die Implementierung von kSuite erfolgte in vier Phasen:

1. Zentralisierung von Kontakten und Kalendern
   Kontakte und Kalender wurden in kSuite integriert, um die bisherige individuelle Verwaltung zu ersetzen. Damit die Teams stets über aktuelle Informationen verfügen, wurde ein gemeinsames internes Verzeichnis eingerichtet. Bei Ein- oder Austritt eines Mitarbeitenden wird die Aktualisierung in kSuite durchgeführt und automatisch auf die Telefone und Tablets aller Mitarbeitenden übertragen. Geteilte Kalender erleichtern die teamübergreifende Koordination.
2. Allgemeine Nutzung von Infomaniak Mail
   Die Nutzung von Outlook wurde eingestellt und durch die Web-Schnittstelle und die mobile App Infomaniak Mail ersetzt. Mit dieser Änderung konnten bisherige Bugs und Synchronisierungsprobleme behoben werden. Die Teams profitieren von mehr Benutzerfreundlichkeit, integrierten Tools wie dem KI-Assistenten und einer nahtlosen Integration mit Kontakten und Kalendern von kSuite.
3. Migration zu kDrive
   Die Implementierung von kDrive begann mit der Einrichtung von Teams in kSuite und der Zuweisung von Zugriffsrechten. Anschliessend wurden die Dateien des Planungsbüros in eine neue, übersichtliche und kohärente Baumstruktur überführt. Die Anwendung kDrive wurde lokal auf den Arbeitsstationen installiert, um die Synchronisierung von Dateien zu aktivieren. Ausserdem wurden nach und nach Labels erstellt, um die Sortierung der Dateien zu verbessern. Die Migration begann mit den Dokumenten des technischen Büros und ist nunmehr in allen Abteilungen abgeschlossen.
4. Implementierung von kChat
   Dies stellte eine Abkehr von der seit Jahren bestehenden reinen E-Mail-Struktur dar. Das IT-Team begann mit der schrittweisen Implementierung von kChat: Die wichtigsten Kanäle wurden im Vorfeld eingerichtet und bedarfsgemäss nach Baustelle oder Aktivitätsbereich hinzugefügt. kMeet ergänzt nun diese Umgebung, um den Austausch und die Zusammenarbeit in Echtzeit zu vereinfachen.

Ergebnis

Zugänglichkeit: Die Dateien des Unternehmens sind jederzeit und überall verfügbar. Ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs – der Zugriff auf die Daten ist stets garantiert. Dank der einheitlichen Schnittstelle von kSuite sind Mitarbeitende effizienter, ohne zwischen mehreren Tools jonglieren oder vor Ort sein zu müssen, um Informationen zu erhalten.

Zusammenarbeit: Der Informationsaustausch mit Kund*innen ist einfacher. Pottu & Seitz nutzt kDrive künftig, um geteilte Links zu seinen Bewässerungsplänen zu generieren. Die Kund*innen greifen hierauf direkt durch Scannen eines QR-Codes zu, der sich in der Nähe ihrer Zeitschaltuhr befindet. So können sie im Bedarfsfall rasch und ständig einschlägige Informationen abrufen.

Sofortige Kommunikation: Der Austausch zwischen den 80 Mitarbeitenden ist nun zeitgemässer. Die Umstellung auf kChat hat ermöglicht, das Volumen interner E-Mails drastisch zu reduzieren und die Kommunikation reibungsloser zu gestalten. Die Teams nutzen kMeet auch für die Organisation einzelner Videokonferenzen.

Onboarding: Die Integration neuer Mitarbeitender wird vereinfacht. Benutzerprofile lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, und die Rechte werden dank der Teams sofort in kSuite konfiguriert. Der Zugriff auf Kalender, Kontakte und Dateien wird automatisch auf den Geräten bereitgestellt, was den Integrationsprozess beschleunigt und sicherer macht.

Unabhängigkeit: Die Datenschutzgarantien werden gestärkt. Mit der Umstellung auf kSuite, die in der Schweiz in Data Centern mit vorbildlichem ökologischen Fussabdruck gehostet wird, untermauert Pottu & Seitz sein Engagement für eine verantwortungsvolle Digitalisierung. Diese strategische Entscheidung stärkt auch dessen Image bei Kund*innen und Partnern.

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