Pottu & Seitz, fundada en 1993, es una empresa de paisajismo de la parte francófona de Suiza que actualmente cuenta con 80 colaboradores. Se organiza en seis departamentos repartidos en varios sitios entre los cantones de Vaud y Ginebra. Al migrar a kSuite, el objetivo era centralizar y proteger los archivos, garantizando una circulación fluida de la información entre colaboradores y clientes.

La colaboración como eje principal de las necesidades

Hasta 2024, la empresa utilizaba Microsoft SharePoint y un servidor de archivos remoto, alojado en un proveedor externo y accesible únicamente desde la oficina. Este sistema fragmentado pronto empezó a generar problemas: no se podía compartir un archivo mediante un enlace, colaborar en tiempo real ni mantener una estructura de carpetas unificada. El resultado: archivos duplicados, una gestión más compleja y un acceso limitado a la documentación desde fuera de la oficina. Ante archivos de gran tamaño, como maquetas 3D, renders de Photoshop o presentaciones en InDesign, el equipo de TI debía encontrar una solución sólida que permitiera compartirlos de forma sencilla, acceder a los documentos desde cualquier sitio y mantener una organización clara pese a la variedad de departamentos.

En cuanto a la comunicación, los correos ya estaban alojados en Infomaniak desde hacía diez años, pero los equipos seguían utilizando Outlook como herramienta principal. El gran volumen de mensajes intercambiados también generaba problemas de sincronización: correos no recibidos o no enviados, carpetas duplicadas… Además, cada colaborador gestionaba su agenda y sus contactos por su cuenta, a través de Outlook o iCloud, sin ningún tipo de centralización.

Para respaldar el desarrollo de su actividad, Pottu & Seitz necesitaba un entorno de trabajo colaborativo unificado y fiable, fácil de administrar, sencillo de usar, accesible desde fuera de la oficina y capaz de agilizar los intercambios entre sus equipos, independientemente de su función o ubicación.

Los retos

  • Centralizar todos los archivos para simplificar la organización, evitar duplicados y agrupar los documentos de los diferentes departamentos en una estructura clara y unificada.
  • Facilitar el intercambio de archivos, la colaboración en tiempo real y la accesibilidad de los datos, especialmente entre la oficina técnica y los colaboradores en obra.
  • Garantizar un almacenamiento flexible y seguro que responda al aumento de datos producido por la actividad de la oficina técnica.
  • Implementar una mensajería interna segura para reducir el volumen de correos y agilizar las comunicaciones, con una herramienta alojada en Suiza.
  • Simplificar la incorporación de nuevos colaboradores gracias a una configuración estandarizada y accesos automatizados.

¿Por qué Infomaniak?

Los factores decisivos fueron: la facilidad de uso, la soberanía de los datos, el compromiso ecológico y la relación calidad-precio.

Según Romain Richner, responsable de Comunicación y TI de Pottu & Seitz:

Los costes están controlados

La propuesta de Infomaniak resulta más ventajosa que la de los gigantes de la web y, además, garantiza un almacenamiento amplio. Para Pottu & Seitz, esto supone una solución económicamente viable, sin renunciar a funcionalidades ni a la seguridad de los datos de sus clientes.

kSuite es un ecosistema completo y fácil de usar

kSuite responde a nuestras necesidades diarias. Todos los servicios están centralizados en un solo lugar: archivos, correos, contactos, calendarios, chat interno y videoconferencias. La interfaz es fácil de usar, lo que fomenta que los equipos la adopten rápidamente. Para una empresa como Pottu & Seitz, esto permite trabajar en un ecosistema unificado, sin dispersión y con mayor eficiencia.

Los datos se alojan en Suiza

Colaborar con un proveedor local fue un factor clave. Todos los datos de la empresa están alojados en el corazón de Europa y se gestionan de forma responsable. Con esta decisión, Pottu & Seitz fortalece su soberanía digital y asegura la protección de sus datos.

Infomaniak comparte nuestros valores

Al trabajar a diario con la naturaleza, Pottu & Seitz presta especial atención al impacto medioambiental de sus socios. Por eso eligió a Infomaniak, que opera con un 100% de energías renovables y desarrolla acciones concretas para disminuir su huella ecológica.

La implementación: kSuite como núcleo central para todos los datos y comunicaciones

El despliegue de kSuite se llevó a cabo en cuatro etapas:

  1. Centralización de contactos y calendarios
    Los contactos y calendarios se integraron en kSuite para sustituir la gestión individual que existía hasta entonces. Se creó un directorio interno compartido que garantiza a los equipos información siempre actualizada. Cuando un colaborador se incorpora o deja la empresa, la actualización se realiza en kSuite y se refleja automáticamente en los teléfonos y tabletas de todos los colaboradores. Por su parte, los calendarios compartidos facilitan la coordinación entre equipos.
  2. Uso generalizado de Infomaniak Mail
    Outlook fue sustituido por la interfaz en línea y la aplicación móvil de Infomaniak Mail. Gracias a ello, desaparecieron los errores y las incidencias de sincronización anteriores. Las equipos ahora trabajan de forma más sencilla, cuentan con funciones integradas, como el asistente de IA, y se benefician de la integración directa con los contactos y calendarios de kSuite.
  3. Migración a kDrive
    La implementación de kDrive comenzó con la creación de equipos en kSuite y la asignación de derechos de acceso. A continuación, los archivos de la oficina técnica se migraron a una nueva estructura clara y coherente. La aplicación kDrive se instaló localmente en los equipos para activar la sincronización de archivos, y se fueron creando etiquetas para mejorar la clasificación. La migración empezó con los documentos de la oficina técnica y hoy está finalizada en todos los departamentos.
  4. Implementación de kChat
    Esto supuso un cambio respecto a la organización “100% basada en el correo” que funcionaba desde hacía años. El equipo de TI empezó a implementar kChat de forma progresiva: primero se crearon los canales principales y luego se añadieron otros según las necesidades, por obra o por sector de actividad. Hoy, kMeet se suma a este entorno para agilizar los intercambios y la colaboración en tiempo real.

Resultados

Accesibilidad: los archivos de la empresa pueden consultarse siempre y desde cualquier sitio. En la oficina, en los proyectos de obra o durante desplazamientos, el acceso a los datos está asegurado. Gracias a la interfaz unificada de kSuite, los colaboradores trabajan con mayor eficiencia, sin tener que alternar entre distintas herramientas ni estar físicamente en la sede para obtener la información.

Colaboración: compartir información con los clientes es más sencillo. Pottu & Seitz utiliza ahora kDrive para generar enlaces compartidos a sus planes de riego. Los clientes pueden acceder de inmediato escaneando un código QR colocado junto a su programador, lo que asegura una disponibilidad rápida y continua cuando lo necesiten.

Comunicación instantánea: los 80 colaboradores disponen ahora de un intercambio más ágil y moderno. Gracias a kChat, el número de correos internos disminuyó notablemente y la comunicación se volvió más fluida. Los equipos también utilizan kMeet para organizar sus videoconferencias puntuales.

Proceso de incorporación: la integración de los nuevos colaboradores resulta más sencilla. La creación de perfiles de usuario se realiza en pocos clics, y los permisos se configuran al instante en kSuite gracias a los equipos. El acceso a calendarios, contactos y documentos se activa de forma automática en los dispositivos, lo que acelera y asegura el proceso de incorporación.

Soberanía: se refuerza la protección de la privacidad. Al adoptar kSuite, alojada en Suiza en data centers a la vanguardia de la innovación en huella ecológica, Pottu & Seitz confirma su compromiso con un digital responsable. Esta elección estratégica también refuerza su imagen frente a clientes y socios.

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