Comment First Team a remplacé Gmail, WhatsApp et Google Drive par kSuite

First Team est devenu l’un des principaux médias NBA francophones avec 750 000 abonnés et 100 millions de vues par an, dont 200 000 sur YouTube. Le média fait partie du réseau de créateurs Influx (Léo Duff, Legend Media, Laurent Baffie, Hardisk, Romain Lanéry, etc.). Sa forte croissance a progressivement transformé ses besoins : une équipe plus large, davantage de projets à coordonner et plusieurs téraoctets de contenus vidéo à gérer au quotidien. Pour accompagner ce changement d’échelle, First Team a centralisé sa communication, ses données et ses outils de travail avec kSuite d’Infomaniak. Le résultat : une production plus fluide et une meilleure capacité à piloter l’ensemble de ses activités et à paralléliser les projets.

De 10 à 10’000’000 de vues : professionnaliser l’organisation

Aujourd’hui, First Team est organisée de manière professionnelle et attire une audience de plusieurs centaines de milliers d’abonnés avec des millions de vues sur Youtube. Pourtant, à sa création (2016), l’équipe fonctionnait en amateur. Ses trois fondateurs et anciens basketteurs, Erwan Abautret, Thomas Dufant et Stephen Brun, n’avaient pas de processus de production formalisé. Tout se passait avec des messageries personnelles comme WhatsApp et les documents étaient dispersés entre les différents outils personnels de chacun.

Cette organisation est restée viable jusqu’à ce que l’audience et le volume de production croissent. En quelques années, First Team est passé de 10 à 100 millions de vues annuelles, a multiplié les formats et les projets simultanés : des émissions, un site Web, des partenariats, du merchandising et des événements.

Cette croissance à augmenté le volume de vidéos et mis l’organisation interne de l’équipe à l’épreuve. Les informations devenaient difficiles à retrouver, les fichiers étaient souvent éparpillés et le suivi des projets manquait de clarté. Certains sujets pouvaient être ralentis ou laissés de côté à cause du manque de structuration. Pour les mêmes raisons, l’utilisation d’adresses mail personnelles et l’absence d’outils collaboratifs freinaient la professionnalisation des échanges avec les partenaires.

Pour permettre son développement, First Team devait mieux organiser ses flux de travail, optimiser la collaboration entre les collaborateurs et centraliser les fichiers vidéos pour simplifier le suivi des projets.

Pourquoi First Team a choisi kSuite d’Infomaniak

• Capacité de stockage : kSuite (kDrive) permet de gérer plusieurs téraoctets de données, avec des fichiers vidéo pouvant atteindre 50 Go.
• Rapport stockage / prix : le modèle reste adapté à l’augmentation des volumes, sans surcoût lié au stockage.
• Environnement unifié de kSuite : tous les fichiers, les emails et les échanges sont regroupés dans un même espace et les échanges sont structurés pour pouvoir suivre chaque activité de manière distincte.
• Les valeurs d’Infomaniak : l’engagement environnemental affirmé correspond aux convictions de l’équipe.
• La formation : l’équipe d’Infomaniak est disponible pour une prise en main des outils afin de former l’équipe.

Les challenges d’un média en forte croissance

Améliorer la gestion des projets : centraliser les échanges, les fichiers et les informations par projet pour éviter la dispersion et faciliter le suivi.

Permettre la collaboration entre plusieurs acteurs : coordonner joueurs, agents, clubs et partenaires avec des niveaux d’accès différenciés.

Assurer l’accessibilité des données en déplacement : permettre l’accès aux informations depuis les différents appareils de l’équipe, en déplacement et sur le terrain.

Gérer des volumes importants de contenus : stocker et partager des vidéos en HD ainsi que des documents de toute sorte sans contrainte technique.

Garantir la confidentialité des données sensibles : sécuriser les échanges et protéger les informations contractuelles notamment.

Comment migrer vers kSuite : les 4 étapes suivies par First Team

1. Formation initiale avec Infomaniak

Le Directeur des opérations a suivi une formation d’une heure auprès de l’équipe d’Infomaniak pour prendre en main kSuite. Cette première étape lui a permis de structurer l’usage des outils pour First Team et de former ensuite le reste de l’équipe en interne.

2. Migration de Gmail à Infomaniak Mail

First Team a remplacé l’organisation de ses email, historiquement dispersée dans des adresses personnelles comme Gmail. L’équipe a migré plus de 20 000 mails vers Infomaniak Mail avec une adresse professionnelle pour chaque collaborateur et des adresses génériques par pôle, comme : production@, socialmedia@ ou recrutement@. Cela permet de centraliser les échanges pour retrouver plus rapidement les informations liées à chaque pôle d’activité. Les droits d’accès de ces adresses sont gérés directement par l’équipe, dans la Manager Infomaniak. Le passage à kSuite permet aussi de renforcer le branding de First Team auprès de ses interlocuteurs et de crédibiliser l’organisation en homogénéisant toutes les signatures de mail au même standard.

3. Migration de WhatsApp à kChat pour les échanges internes

L’équipe a remplacé les échanges et les groupes WhatsApp par kChat avec un canal de discussion pour le suivi de chaque projet/production. Cette organisation permet de regrouper les échanges liés aux contenus, aux validations et aux ajustements dans un même espace et de passer de l’un à l’autre facilement.

La centralisation des échanges offre une vue globale sur les activités de First Team qui permet de repérer rapidement les sujets laissés trop longtemps en attente.

4. Migration de Google Drive à kDrive pour les fichiers vidéo

L’équipe a centralisé l’ensemble des fichiers de production dans kDrive. Les fichiers stockés auparavant dans des services cloud personnels ont été importés via l’application kDrive desktop. Les dossiers sont organisés par projet avec des droits d’accès spécifiques pour chaque collaborateur, configurés dans le Manager Infomaniak. Au fil de la semaine, les équipes partagent les versions des vidéos (pouvant atteindre 50 Go chacune) via des liens publics kDrive pour échanger avec les monteurs et les sponsors. En comptabilisant le versionning, le stockage total de la production dépasse 6 To de données. Chaque version (V1, V2, V3) est accessible par tout le monde, ce qui permet de suivre les phases de validation sans interruption dans la boucle (sans perte). Lorsqu’un extrait est prêt, un collaborateur le partage depuis son téléphone pour avoir une validation rapide par l’équipe, ce qui permet d’enchaîner les corrections, même lorsqu’un des collaborateur n’est pas disponible et sans attendre d’être de retour au bureau.

Les résultats après la migration vers kSuite

First Team pilote désormais l’ensemble de ses activités dans un environnement unifié, avec des cycles de production continus et une visibilité immédiate sur chaque projet. Elle gagne sur plusieurs volets :

• Une coordination multi-projets transformée : First Team a multiplié les émissions et les productions malgré un effectif réduit. Chaque projet est piloté dans un canal de communication unique dédié. L’équipe a gagné du temps : elle peut suivre l’état d’avancement en temps réel sans avoir à recouper plusieurs canaux d’échanges et devoir régulièrement contre-vérifier les informations.
• Une meilleure contextualisation des projets : que ce soit pour la prise de poste d’un nouveau collaborateur ou l’arrivée d’un nouveau membre dans un projet, le contexte est directement accessible grâce à l’historique des échanges et la centralisation de tous les fichiers dans kDrive.

• Un cycle de production facilité et raccourci : 5-6 émissions par semaine sont produites avec des fichiers 4K. Les versions sont centralisées et diffusées pratiquement sans délais au sein de l’équipe. Dès qu’une version d’une vidéo est produite, elle est validée et/ou corrigée dans la foulée.
• Partage des contenus simplifié avec les partenaires : les monteurs et les sponsors peuvent accéder directement aux fichiers partagés, ce qui évite de devoir dupliquer les fichiers pour les uploader dans des outils de transferts, comme auparavant.
• Image professionnelle renforcée : les adresses mail par pôle et les signatures sont harmonisées au niveau de l’équipe, ce qui clarifie les échanges externes et renforce l’image de First Team auprès de ses interlocuteurs.