Étude de cas : Pottu & Seitz remplace Microsoft SharePoint par kSuite

Fondée en 1993, Pottu & Seitz est une entreprise paysagère suisse romande qui regroupe aujourd’hui 80 collaborateurs. Répartie sur plusieurs sites entre les cantons de Vaud et de Genève, elle s’organise en six départements. En migrant sur kSuite, l’objectif était de centraliser et sécuriser les fichiers en assurant une circulation fluide de l’information entre collaborateurs et clients.

La collaboration au centre des besoins

Jusqu’en 2024, l’entreprise s’appuyait sur Microsoft SharePoint et un serveur de fichiers distant, hébergé chez un prestataire externe et accessible uniquement depuis les bureaux. Ce système fragmenté posait vite problème : impossible de partager un fichier via un simple lien, de collaborer en temps réel ou de maintenir une arborescence unifiée. Résultat : des doublons, une gestion complexe et un accès restreint aux fichiers sur le terrain. Avec des fichiers lourds tels que des maquettes 3D, des rendus Photoshop ou des présentations Indesign, l’équipe IT devait trouver une solution fiable pour partager des fichiers facilement, accéder aux documents depuis n’importe où et conserver une organisation claire malgré la diversité des pôles d’activité.

Côté communication, les e-mails étaient déjà hébergés chez Infomaniak depuis dix ans, mais les équipes utilisaient Outlook comme outil principal. Le volume important de messages échangés engendrait de plus des problèmes de synchronisation : e-mails non reçus ou non envoyés, dossiers dupliqués… Chaque collaborateur gérait aussi son agenda et ses contacts de son côté, via Outlook ou iCloud, sans centralisation.

Pour accompagner la croissance de son activité, Pottu & Seitz avait besoin d’un environnement de travail collaboratif unifié et fiable, facile à administrer, à prendre en main, accessible en déplacement et capable de fluidifier les échanges entre ses équipes, quels que soient leurs métiers ou leur localisation.

Les enjeux

• Centraliser tous les fichiers afin de simplifier l’organisation, éviter les doublons et regrouper les documents des différents départements dans une arborescence claire et unique.
• Faciliter le partage de fichiers, la collaboration simultanée et améliorer l’accessibilité des données, notamment entre le bureau d’études et les collaborateurs sur les chantiers.
• Assurer un stockage évolutif et sécurisé pour accompagner la croissance du volume de données généré par l’activité du bureau d’études.
• Mettre en place une messagerie interne sécurisée pour réduire le volume d’e-mails et fluidifier les échanges, avec un outil hébergé en Suisse.
• Simplifier l’arrivée des nouveaux collaborateurs grâce à une configuration standardisée et des accès automatisés.

Pourquoi Infomaniak ?

Les critères clés ont été : la simplicité d’usage, la souveraineté des données, la cohérence écologique et le rapport qualité/prix.

Pour Romain Richner, Responsable Communication et IT – Pottu & Seitz :

Les coûts sont maîtrisés

L’offre d’Infomaniak est plus avantageuse que celles des géants du web tout en offrant un espace de stockage généreux. Pour Pottu & Seitz, cela représente une solution économiquement viable, sans compromis sur les fonctionnalités ni sur la sécurité des données de nos clients.

L’écosystème kSuite est complet et facile à utiliser

kSuite répond à nos besoins au quotidien. Tous les outils sont regroupés dans un seul espace : fichiers, e-mails, contacts, calendriers, messagerie interne et visioconférence. L’interface est simple à prendre en main, ce qui encourage l’adhésion des équipes. Pour une entreprise comme Pottu & Seitz cela permet de travailler dans un écosystème unifié, sans se disperser et donc de gagner en efficacité.

Les données sont hébergées en Suisse

Le fait de collaborer avec un prestataire local a été un critère déterminant. Toutes les données de l’entreprise sont hébergées au cœur de l’Europe et traitées de manière responsable. Ce choix permet à Pottu & Seitz de renforcer sa souveraineté numérique et de garantir la confidentialité de ses informations.

Infomaniak est en phase avec nos valeurs

Travaillant au quotidien avec la nature, Pottu & Seitz accorde une attention particulière à l’impact environnemental de ses partenaires. Le choix d’Infomaniak s’est aussi fait sur cette base : l’entreprise est alimentée à 100% par des énergies renouvelables et mène une démarche active de réduction de son empreinte écologique.

La mise en œuvre : kSuite comme hub central pour toutes les données et communications

Le déploiement de kSuite s’est déroulé en quatre phases :

1. Centralisation des contacts et calendriers
   Les contacts et les calendriers ont été intégrés dans kSuite afin de remplacer la gestion individuelle qui prévalait jusqu’alors. Un annuaire interne partagé a été mis en place pour que les équipes disposent d’informations toujours à jour. Lorsqu’un collaborateur arrive ou quitte l’entreprise, la mise à jour est effectuée dans kSuite et automatiquement répercutée sur les téléphones et tablettes de tous les collaborateurs. Les calendriers partagés facilitent quant à eux la coordination entre équipes.
2. Utilisation généralisée d’Infomaniak Mail
   L’utilisation d’Outlook a été interrompue au profit de l’interface web et de l’application mobile d’Infomaniak Mail. Ce changement a permis d’éliminer les bugs et problèmes de synchronisation rencontrés par le passé. Les équipes gagnent en simplicité d’utilisation, bénéficient d’outils intégrés comme l’assistant IA et profitent d’une intégration fluide avec les contacts et calendriers de kSuite.
3. Migration vers kDrive
   La mise en place de kDrive a commencé par la création d’équipes dans kSuite et l’attribution des droits d’accès. Les fichiers du bureau d’études ont ensuite été migrés dans une nouvelle arborescence claire et cohérente. L’application kDrive a été installée localement sur les postes pour activer la synchronisation des fichiers et des étiquettes ont progressivement été créées pour améliorer le tri des fichiers. La migration a débuté par les documents du bureau technique et est aujourd’hui achevée dans tous les départements.
4. Déploiement de kChat
   C’est une rupture avec l’organisation “100% mail” qui était en place depuis des années. L’équipe IT a commencé à déployer kChat de manière progressive : les principaux canaux ont été créés en amont puis ajoutés au fur et à mesure des besoins, par chantier ou par secteur d’activité. kMeet complète désormais cet environnement pour faciliter les échanges et la collaboration en temps réel.

Résultats

Accessibilité : les fichiers de l’entreprise sont disponibles partout et en tout temps. Que ce soit au bureau, sur les chantiers ou en déplacement, l’accès aux données est garanti. Grâce à l’interface unifiée de kSuite, les collaborateurs travaillent plus efficacement, sans avoir à jongler entre plusieurs outils ni à se trouver sur site pour obtenir l’information.

Collaboration : le partage d’informations avec les clients est simplifié. Pottu & Seitz utilise désormais kDrive pour générer des liens partagés vers ses plans d’arrosage. Les clients y accèdent directement en scannant un QR code placé près de leur programmateur, ce qui leur garantit une consultation rapide et permanente en cas de besoin.

Communication instantanée : les échanges entre les 80 collaborateurs sont modernisés. L’adoption de kChat a permis de réduire considérablement le volume d’e-mails internes et de fluidifier la communication. Les équipes s’appuient également sur kMeet pour organiser leurs visioconférences ponctuelles.

Onboarding : l’intégration des nouveaux collaborateurs est facilitée. La création de profils utilisateurs se fait en quelques clics, avec des droits immédiatement configurés dans kSuite, grâce aux équipes. L’accès aux calendriers, contacts et fichiers est automatiquement déployé sur les appareils, ce qui accélère et sécurise le processus d’accueil.

Souveraineté : les garanties en matière de vie privée sont renforcées. En adoptant kSuite, hébergée en Suisse dans des data centers à la pointe de l’innovation en matière d’empreinte écologique, Pottu & Seitz confirme son engagement en faveur d’un numérique responsable. Ce choix stratégique renforce également son image auprès de ses clients et partenaires.

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