Il segreto del Manager per gestire efficacemente le sue e-mail

Pubblicato il 24 Ottobre 2017 di Team Infomaniak

Gestire le e-mail quotidianamente è a volte un’impresa. Tutti riconoscono che una cartella di posta in arrivo piena di messaggi comporta un calo di produttività e genera stress inutile.

Cosa possiamo fare allora quando si ricevono troppe e-mail? Come riprendere il controllo sulla cartella di posta in arrivo ed evitare di essere sommersi da messaggi non letti?

Essere bombardati da e-mail non è una fatalità! Anzi, con una strategia a monte possiamo ridurre facilmente il carico di lavoro relativo alla gestione delle e-mail. Per dimostrarlo, vediamo da vicino i segreti di una gestione efficace delle e-mail.

In Infomaniak, tutte le comunicazioni avvengono su supporti digitali di cui le e-mail sono una parte importante. Si tratta dell’eredità di un DNA 100% digitale ed ecologico.

L’inbox zero: il segreto del manager

Una cartella di posta in arrivo vuota a fine giornata: la promessa di una strategia testata, anche quando si ricevono più di 150 e-mail al giorno.

Ecco come realizzare l’Inbox Zero in pochi passi:

Effettuare regolarmente uno scorrimento rapido della posta in arrivo per leggere le e-mail urgenti e fare una selezione su cui tornare in seguito.
Gestire tutte le e-mail che possono essere esaminate in meno di 3 minuti, comprese quelle urgenti, quindi salvarle.
Archiviare tutte le e-mail che non richiedono azioni dopo averle lette rapidamente.
Programmare con precisione da uno a due periodi per gestire le e-mail che richiedono molto lavoro.
Mettersi in copia conoscenza delle e-mail da monitorare e creare una regola che le collochi in una cartella “monitoraggio”.
Effettuare un’ultima revisione a fine giornata per eliminare le e-mail più recenti che possono essere gestite.
Lasciare nella posta in arrivo solo le e-mail che non possono essere gestite nello stesso giorno (massimo una dozzina). Fare lo stesso il venerdì prima del week-end.

Marc Oehler, Direttore operativo di Infomaniak: “Questa strategia mi permette di assicurarmi che non si creino accumuli”. Grazie allo spazio di memoria illimitato nella posta elettronica, è sempre possibile utilizzare la funzione di archiviazione per cancellare la posta in arrivo.

La cartella Temp per ridurre il carico

Se la sua attività comporta un controllo costante e a lungo termine, usi delle cartelle per svuotare la cartella posta in arrivo il prima possibile.

Creare delle regole dal Workspace per ordinare le email e inserirle automaticamente in cartelle di monitoraggio organizzate gerarchicamente. Aggiungendole nel Workspace, le regole saranno applicate a monte del suo client di posta. Beneficerà della stessa organizzazione, qualsiasi sia il dispositivo da cui accede.
Una volta a settimana, svuotare la posta in arrivo spostando tutte le e-mail in una “cartella Temp” che contiene le e-mail meno urgenti che non è stato possibile elaborare.

Con una cartella Temp diminuisce lo stress e si libera letteralmente spazio necessario a una buona visione d’insieme.

I filtri offrono delle possibilità di selezione automatica e di azioni. Può in particolare spostare automaticamente le e-mail, copiarle in una cartella, inviarle a una o più persone e privati. Configurare le regole nel WorkSpace permette di risparmiare tempo prezioso in seguito.

Alexandre Patti, responsabile delle certificazione di Infomaniak: “Per mantenere un livello di efficienza elevato, è fondamentale tenere una cartella di posta in arrivo vuota il che significa archiviare le e-mail da gestire in una cartella a parte”. Degli studi confermano che meno del 20% delle e-mail che salviamo o archiviamo serviranno in un secondo momento. Una cartella di posta vuota offre gli stessi vantaggi di una buona disposizione dello spazio di lavoro.

In sintesi

In sintesi, definire le priorità e adottare una disciplina sono le chiavi per una buona gestione delle e-mail. Gestire lo spazio nella posta in arrivo equivale a liberare dello spazio nell’organizzazione del lavoro.

Infine vi sono le solite buone pratiche:

Scrivere meno e-mail per riceverne meno in cambio.
Utilizzare il filtro SPAM per non ricevere più posta indesiderata che occupa spazio nella cartella di posta in arrivo.
Cancellare l’iscrizione alle newsletter che non si desidera più seguire o creare una regola per spostarle automaticamente in una cartella specifica.

Il Workspace offre tutte le funzioni indispensabili per applicare queste buone pratiche e guadagnare efficienza. Per beneficiarne basta ordinare un nome di dominio o un hosting mail in Infomaniak. Un indirizzo e-mail illimitato gratuito è incluso con ogni nome di dominio, ma ci sono anche tante altre promozioni.