Fallstudie: Das Filmfestival Annecy, eine unverzichtbare Referenz im Animationsfilm, setzt auf die Lösungen von Infomaniak

Das Internationale Animationsfilmfestival Annecy und sein Fachmarkt MIFA bringen während einer Woche das breite Publikum und Branchenprofis aus der ganzen Welt zusammen – mit über 600 Veranstaltungen an mehreren Standorten. Das Festival zieht Persönlichkeiten wie Terry Gilliam oder Wes Anderson an sowie die grössten Studios der Branche (Disney, Pixar, Netflix, Xilam u. a.). Für den Veranstalter, die öffentliche Kultureinrichtung CITIA, geht es weit mehr als um die Programmierung von Vorführungen für tausende Festivalbesucher. In dieser Fallstudie zeigen wir, wie die verschiedenen Lösungen von Infomaniak eingesetzt werden, um alle Anforderungen einer besonders anspruchsvollen Organisation vor, während und nach dem Event zu erfüllen.

Zwei unterschiedliche Events und verschiedene Zielgruppen verwalten

Das Festival findet in einem sehr kurzen Zeitraum statt – bemerkenswert, wenn man bedenkt, dass mehrere Hundert Veranstaltungen auf dem Programm stehen: Filmvorführungen, Meisterklassen und mehr. Seine Besonderheit liegt im hybriden Format (B2C/B2B) – zwei Festivals in einem. Das Team muss die Besucherströme über mehrere Standorte hinweg koordinieren, mit unterschiedlichen Publikumsprofilen und verschiedenen Zugangsrechten: Akkreditierungen, Einladungskarten oder vor Ort erworbene Tickets.

Die Konzentration so vieler Besucher in einem so engen Zeitfenster ist die zentrale operative Herausforderung des Festivals. Das Ticketing-System muss sofort einsatzbereit, zuverlässig und in der Lage sein, hohe Lastspitzen zu bewältigen – zumal ein erheblicher Teil des Personals aus Freiwilligen besteht, die effizient geschult werden müssen und die Tools selbstständig bedienen sollen.

Die Sicherung grosser Datenmengen ist eine weitere typische Herausforderung eines Filmfestivals. Videodateien sind besonders umfangreich und erfordern eine leistungsfähige Infrastruktur mit hoher Kapazität zu wettbewerbsfähigen Preisen. Hinzu kommt die vollständige Sicherung der Betriebsdaten des Festivals sowie mehrerer virtueller Maschinen.

Video-on-Demand ist ein weiterer zentraler Bedarf des Festivals. Filme müssen reibungslos und sicher zugänglich sein – sowohl für die interne Nutzung durch das Festivalteam als auch für akkreditierte Fachleute beim MIFA.

Warum Infomaniak?

Die Entscheidung von CITIA für Infomaniak basiert auf den spezifischen Anforderungen eines komplexen internationalen Events:

Eine bewährte Ticketing-Lösung, die über viele Jahre weiterentwickelt wurde und auf grosse, wiederkehrende Veranstaltungen wie das Festival von Annecy ausgerichtet ist.
Massgeschneiderter Support, mit Personalschulungen, Begleitung beim Festivalstart und gezielter Unterstützung in kritischen Phasen.
Eine langfristige Partnerschaft, die es ermöglicht, die Tools von Edition zu Edition weiterzuentwickeln und anzupassen.
Ein einziger Anbieter für mehrere Bedürfnisse, der Ticketing, Datensicherung und VOD aus einer Hand liefert.
Ein Engagement für Nachhaltigkeit, das mit den Werten eines Festivals zwischen See und Bergen übereinstimmt.

„Mit einem einzigen Anbieter arbeiten zu können, der die Tools von Edition zu Edition weiterentwickelt, vereinfacht das Projektmanagement erheblich und gibt uns langfristige technische Sicherheit.“

Châu Tran-Quy, Head of Development Projects – CITIA

Die Herausforderungen

Ticketing:

Import und Verwaltung des Programms mit mehreren Hundert Veranstaltungen, jeweils mit unterschiedlichen Zugangsregeln je nach Publikum.
Abwicklung des Ticketverkaufs und der Online-Reservierungen für Akkreditierte und das breite Publikum.
Zugangskontrolle für zehntausende Personen an mehreren Standorten.
Schnelle Schulung des Personals – darunter Freiwillige – im Umgang mit dem Ticketing-System und den Kontrollgeräten.

Datensicherung:

Sicherung von rund 25 TB an Daten, die im Betrieb des Festivals anfallen.
Externe Sicherung zur Risikominimierung bei Zwischenfällen, insbesondere während des Festivals.

Video on Demand:

Zentralisierung und On-the-fly-Encoding der eingereichten Videoarbeiten, insbesondere für die Wettbewerbe.
Zuverlässige Verfügbarkeit einer Videothek für Festivalbesucher und akkreditierte MIFA-Fachleute, auch bei Lastspitzen.

Umsetzung: Ticketing, Backup und VOD für alle Anforderungen

Einrichtung und Betrieb des Ticketings

Vor dem Festival importiert das CITIA-Team alle Veranstaltungen direkt in die Infomaniak-Ticketing-Plattform, inklusive ihrer jeweiligen Konfigurationen (Verfügbarkeit, Zugangsberechtigung nach Publikumstyp usw.). Die Plattform unterstützt verschiedene Akkreditierungstypen – besonders nützlich für den Fachmarkt MIFA. Der Online-Ticketverkauf und die Reservierungen werden vor dem Festival geöffnet und bleiben während der gesamten Laufzeit aktiv.

Infomaniak begleitet das CITIA-Team bei der Tool-Schulung und der Vorbereitung der Zugangskontrollen vor dem Start.

Während des Festivals nutzt das Personal die bereitgestellten Scanner und die mobile Ticketing-App, um den Einlass in die Säle zu validieren. Die Plattform ermöglicht auch den Ticketverkauf vor Ort. Infomaniak steht bei Bedarf für technischen Support bereit, insbesondere in kritischen Phasen wie dem Eröffnungstag.

Nach dem Festival stehen die Ticketing-Daten für die Auswertung von Besucherzahlen und Nutzungsverhalten zur Verfügung – als Grundlage für die Vorbereitung der nächsten Ausgabe.

Datensicherung

CITIA nutzt Swiss Backup mit 25 TB Speicherkapazität. Bestimmte Daten und virtuelle Maschinen werden über die Veeam-Software gesichert, um eine externe und geschützte Datensicherung zu gewährleisten.

Video on Demand (VOD)

Die VOD-Plattform von Infomaniak hostet die Videodateien des Festivals und des MIFA mit einem Volumen von rund 2 TB. Sie wird als vollständige API-Lösung betrieben, die es CITIA ermöglicht, die VOD in eigene Tools zu integrieren und Wettbewerbsinhalte sowie die professionelle Videothek zentral zu verwalten – zugänglich für akkreditierte Teilnehmende.

Ergebnisse

CITIA verfügt über eine zuverlässige und bewährte Ticketing-Lösung für das gesamte Zugangsmanagement des Internationalen Animationsfilmfestivals Annecy und des MIFA. Durch den Verbleib im Infomaniak-Ökosystem profitiert das Festivalteam zudem von einer externen Datensicherung sowie einer VOD-Plattform für die Bereitstellung professioneller Videoinhalte. Die Zahlen sprechen für sich:

18 200 Akkreditierte mit Zugang zum Online-Ticketing und zu den Veranstaltungen
6 550 Fachleute beim MIFA
4 500 Studierende
118 vertretene Länder
136 000 Eintritte über die gesamte Ausgabe
207 000 Buchungen, Vorbuchungen oder gedruckte Tickets

„Im Laufe der Jahre hat sich unsere Beziehung mit Infomaniak zu einer echten Partnerschaft entwickelt – mit massgeschneiderten Entwicklungen auf unseren Wunsch hin. Die Effizienz des Infomaniak-Ticketings gibt den Teams echte Planungssicherheit und reduziert den Anteil an Improvisation während des Festivals erheblich.“

Thomas Détharré, Leiter Systeme und Netzwerke – CITIA