Wie First Team Gmail, WhatsApp und Google Drive durch kSuite ersetzt hat

First Team ist zu einem der führenden französischsprachigen NBA-Medien geworden, mit 750’000 Abonnenten und 100 Millionen Aufrufen pro Jahr, davon 200’000 auf YouTube. Das Medium gehört zum Creator-Netzwerk Influx (Léo Duff, Legend Media, Laurent Baffie, Hardisk, Romain Lanéry usw.). Das starke Wachstum hat die Bedürfnisse nach und nach verändert: ein grösseres Team, mehr zu koordinierende Projekte und mehrere Terabyte Videoinhalte, die täglich verwaltet werden müssen. Um diesen Massstabswechsel zu bewältigen, hat First Team seine Kommunikation, seine Daten und seine Arbeitswerkzeuge mit kSuite von Infomaniak zentralisiert. Das Ergebnis: eine flüssigere Produktion und mehr Kontrolle über alle Aktivitäten, mit Projekten, die parallel laufen können.

Von 10 auf 10’000’000 Aufrufe: die Organisation professionalisieren

Heute ist First Team professionell organisiert und erreicht ein Publikum von mehreren Hunderttausend Abonnenten mit Millionen von Aufrufen auf YouTube. Bei der Gründung 2016 arbeitete das Team jedoch noch wie Amateure. Die drei Gründer und ehemaligen Basketballspieler Erwan Abautret, Thomas Dufant und Stephen Brun hatten keinen formalisierten Produktionsprozess. Alles lief über private Messenger wie WhatsApp, und die Dokumente waren über die persönlichen Tools der Einzelnen verstreut.

Diese Organisation blieb tragfähig, bis Publikum und Produktionsvolumen wuchsen. Innerhalb weniger Jahre stieg First Team von 10 auf 100 Millionen Aufrufe pro Jahr und vervielfachte seine Formate und parallelen Projekte: Sendungen, eine Website, Partnerschaften, Merchandising und Events.

Dieses Wachstum erhöhte die Zahl der Videos und stellte die interne Organisation des Teams auf die Probe. Informationen waren schwer wiederzufinden, Dateien lagen oft verstreut, und die Projektverfolgung war unübersichtlich. Manche Themen wurden durch die fehlende Struktur verzögert oder blieben liegen. Aus denselben Gründen bremsten private E-Mail-Adressen und fehlende Kollaborationstools die Professionalisierung des Austauschs mit Partnern.

Um sich weiterzuentwickeln, musste First Team seine Arbeitsabläufe besser organisieren, die Zusammenarbeit im Team optimieren und die Videodateien zentralisieren, um die Projektverfolgung zu vereinfachen.

Warum sich First Team für kSuite von Infomaniak entschieden hat

• Speicherkapazität: Mit kSuite (kDrive) lassen sich mehrere Terabyte Daten verwalten, mit Videodateien von bis zu 50 GB.
• Verhältnis Speicher/Preis: Das Modell passt auch bei wachsenden Volumen, ohne Mehrkosten für den Speicher.
• Einheitliche Umgebung von kSuite: Alle Dateien, E-Mails und Unterhaltungen sind an einem Ort gebündelt, und die Unterhaltungen sind so strukturiert, dass sich jede Aktivität separat verfolgen lässt.
• Die Werte von Infomaniak: Das klare Umweltengagement entspricht den Überzeugungen des Teams.
• Die Schulung: Das Infomaniak-Team steht für eine Einführung in die Tools zur Verfügung, um das Team zu schulen.

Die Herausforderungen eines stark wachsenden Mediums

Projektmanagement verbessern: Unterhaltungen, Dateien und Informationen pro Projekt zentralisieren, um Zerstreuung zu vermeiden und die Verfolgung zu erleichtern.

Zusammenarbeit zwischen mehreren Akteuren ermöglichen: Spieler, Agenten, Clubs und Partner mit abgestuften Zugriffsrechten koordinieren.

Datenzugriff unterwegs sicherstellen: Zugriff auf Informationen von den verschiedenen Geräten des Teams, unterwegs und vor Ort.

Grosse Inhaltsvolumen verwalten: HD-Videos und Dokumente aller Art ohne technische Einschränkungen speichern und teilen.

Vertraulichkeit sensibler Daten gewährleisten: den Austausch absichern und insbesondere Vertragsinformationen schützen.

Wie die Migration zu kSuite abläuft: die 4 Schritte von First Team

1. Erstschulung mit Infomaniak

Der Leiter Operations absolvierte eine einstündige Schulung beim Infomaniak-Team, um sich mit kSuite vertraut zu machen. Dieser erste Schritt erlaubte ihm, die Nutzung der Tools für First Team zu strukturieren und anschliessend das restliche Team intern zu schulen.

2. Migration von Gmail zu Infomaniak Mail

First Team hat seine E-Mail-Organisation abgelöst, die zuvor auf private Adressen wie Gmail verteilt war. Das Team migrierte über 20’000 E-Mails zu Infomaniak Mail, mit einer geschäftlichen Adresse für jedes Teammitglied und generischen Adressen pro Bereich wie production@, socialmedia@ oder recrutement@. So wird der Austausch zentralisiert, und die Informationen zu jedem Tätigkeitsbereich sind schneller auffindbar. Die Zugriffsrechte dieser Adressen verwaltet das Team direkt im Infomaniak Manager. Der Wechsel zu kSuite stärkt zudem das Branding von First Team gegenüber seinen Kontakten und macht die Organisation glaubwürdiger, da alle E-Mail-Signaturen demselben Standard folgen.

3. Migration von WhatsApp zu kChat für den internen Austausch

Das Team hat die WhatsApp-Unterhaltungen und -Gruppen durch kChat ersetzt, mit einem Kanal für die Verfolgung jedes Projekts bzw. jeder Produktion. So sind alle Unterhaltungen zu Inhalten, Freigaben und Anpassungen an einem Ort gebündelt, und man wechselt problemlos zwischen ihnen.

Die Zentralisierung des Austauschs bietet einen Gesamtüberblick über die Aktivitäten von First Team und macht Themen, die zu lange liegen bleiben, schnell sichtbar.

4. Migration von Google Drive zu kDrive für die Videodateien

Das Team hat sämtliche Produktionsdateien in kDrive zentralisiert. Die zuvor in privaten Cloud-Diensten gespeicherten Dateien wurden über die kDrive-Desktop-App importiert. Die Ordner sind nach Projekt organisiert, mit spezifischen Zugriffsrechten für jedes Teammitglied, die im Infomaniak Manager konfiguriert werden. Im Laufe der Woche teilen die Teams die Videoversionen (bis zu 50 GB pro Datei) über öffentliche kDrive-Links mit Cuttern und Sponsoren. Inklusive Versionierung übersteigt der gesamte Produktionsspeicher 6 TB Daten. Jede Version (V1, V2, V3) ist für alle zugänglich, sodass sich die Freigabephasen ohne Unterbrechung der Schleife (ohne Verluste) verfolgen lassen. Sobald ein Ausschnitt fertig ist, teilt ihn ein Teammitglied vom Smartphone aus, um eine rasche Freigabe durch das Team zu erhalten. So folgen die Korrekturen direkt aufeinander, auch wenn jemand nicht verfügbar ist und ohne auf die Rückkehr ins Büro zu warten.

Die Ergebnisse nach der Migration zu kSuite

First Team steuert heute alle Aktivitäten in einer einheitlichen Umgebung, mit kontinuierlichen Produktionszyklen und sofortiger Sicht auf jedes Projekt. Das Medium gewinnt in mehreren Bereichen:

• Multiprojekt-Koordination transformiert: First Team hat seine Sendungen und Produktionen trotz kleiner Belegschaft vervielfacht. Jedes Projekt wird in einem einzigen, dedizierten Kommunikationskanal geführt. Das Team spart Zeit: Es kann den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, ohne mehrere Kanäle abgleichen und Informationen regelmässig gegenprüfen zu müssen.
• Bessere Kontextualisierung der Projekte: Ob beim Start eines neuen Teammitglieds oder beim Eintritt eines neuen Mitglieds in ein Projekt, der Kontext ist dank des Unterhaltungsverlaufs und der Zentralisierung aller Dateien in kDrive direkt zugänglich.

• Einfacherer und kürzerer Produktionszyklus: 5 bis 6 Sendungen pro Woche werden mit 4K-Dateien produziert. Die Versionen sind zentralisiert und werden im Team praktisch ohne Verzögerung verteilt. Sobald eine Version eines Videos produziert ist, wird sie umgehend freigegeben und/oder korrigiert.
• Einfacheres Teilen von Inhalten mit Partnern: Cutter und Sponsoren greifen direkt auf die geteilten Dateien zu. So müssen die Dateien nicht mehr wie früher dupliziert und in Transfer-Tools hochgeladen werden.
• Gestärktes professionelles Image: Die E-Mail-Adressen pro Bereich und die Signaturen sind teamweit harmonisiert. Das macht den externen Austausch klarer und stärkt das Image von First Team bei seinen Kontakten.