Caso de éxito: el Festival de Annecy, referencia indiscutible del cine de animación, confía en las soluciones de Infomaniak

El Festival Internacional de Cine de Animación de Annecy y su mercado profesional, el MIFA, reúnen al gran público y a los profesionales de la industria de la animación de todo el mundo con más de 600 eventos durante una semana, repartidos en varios espacios. Atrae a figuras como Terry Gilliam o Wes Anderson y a los grandes estudios del sector (Disney, Pixar, Netflix, Xilam, etc.). Para el organizador, el organismo público de cooperación cultural CITIA, los retos van mucho más allá de programar proyecciones para miles de festivaleros. En este caso de estudio, mostramos cómo las distintas soluciones de Infomaniak se despliegan para cubrir todas las necesidades de una organización especialmente exigente, antes, durante y después del evento.

Gestionar dos eventos distintos y diferentes públicos

El Festival se desarrolla en un período muy corto, especialmente si se tiene en cuenta que abarca varios cientos de eventos: proyecciones de películas, clases magistrales de cine, etc. Su particularidad es su formato híbrido (B2C/B2B), dos festivales en uno. El equipo debe gestionar con precisión los flujos de visitantes distribuidos en múltiples sedes, con perfiles de público diferentes y distintos derechos de acceso: acreditaciones, entradas de invitado o entradas compradas in situ.

La concentración de tanto público en una ventana de tiempo tan reducida es el principal reto operativo del festival. El sistema de venta de entradas debe ser inmediatamente operativo, fiable y capaz de absorber picos de carga elevados, máxime cuando una parte importante del personal está formada por voluntarios que deben recibir una formación eficaz y trabajar de forma autónoma.

La protección de grandes volúmenes de datos es otro aspecto inherente a un festival de cine. Los archivos de vídeo, especialmente pesados, requieren una infraestructura sólida con gran capacidad de almacenamiento a precios competitivos. A ello se suma la copia de seguridad global de los datos operativos del festival y de varias máquinas virtuales.

La distribución de vídeo bajo demanda es también una de las principales necesidades del festival. Las películas deben ser accesibles de forma fluida y segura, tanto para uso interno del equipo como para los profesionales acreditados durante el MIFA.

¿Por qué Infomaniak?

La elección de CITIA por Infomaniak responde a las exigencias propias de la organización de un evento internacional de gran complejidad:

• Una solución de ticketing contrastada, desarrollada a lo largo de muchos años y adaptada a eventos de gran envergadura y carácter recurrente como el Festival de Annecy.
• Un acompañamiento a medida, con formación del personal, apoyo en el arranque del festival y asistencia focalizada en las fases críticas.
• Una colaboración a largo plazo, que permite evolucionar y personalizar las herramientas de una edición a otra.
• Un proveedor único para múltiples necesidades, agrupando ticketing, copia de seguridad de datos y VOD en un solo interlocutor.
• Un compromiso con la sostenibilidad, coherente con los valores de un festival ubicado entre lago y montaña.

«Poder trabajar con un único proveedor, capaz de adaptar las herramientas de una edición a otra, simplifica enormemente la gestión de los proyectos y garantiza la solidez de las decisiones técnicas a largo plazo.»

Châu Tran-Quy, Head of Development Projects – CITIA

Los retos

Para la venta de entradas:

• Importar y gestionar la programación de varios cientos de eventos, con reglas de acceso distintas según el público.
• Gestionar la venta de entradas y las reservas online para los acreditados y el gran público.
• Controlar el acceso de decenas de miles de personas en varios recintos.
• Formar rápidamente al personal — incluidos voluntarios — en el uso del sistema de ticketing y los equipos de control.

Para la copia de seguridad de datos:

• Salvaguardar aproximadamente 25 TB de datos generados por la actividad del festival.
• Externalizar las copias de seguridad para reducir riesgos ante posibles incidentes, especialmente durante el festival.

Para el vídeo bajo demanda:

• Centralizar y codificar en tiempo real los vídeos enviados durante el proceso de inscripción de obras, en particular para las competiciones.
• Garantizar la disponibilidad de una videoteca para los festivaleros y los profesionales acreditados del MIFA, incluso en momentos de alta demanda.

Implementación: ticketing, backup y VOD para cubrir todas las necesidades

Configuración y gestión del ticketing

Antes del festival, los equipos de CITIA importan directamente todos los eventos en la plataforma de ticketing de Infomaniak, con sus configuraciones específicas (disponibilidad, acceso según tipo de público, etc.). La plataforma permite crear varios tipos de acreditación, especialmente útiles para el mercado profesional MIFA. La venta de entradas online y la reserva de sesiones se abren antes del festival y permanecen activas durante toda su celebración.

Infomaniak acompaña al equipo de CITIA en la formación sobre las herramientas y en la preparación del control de accesos antes del lanzamiento.

Durante el festival, el personal utiliza los escáneres facilitados y la aplicación móvil del sistema de ticketing para validar los accesos en las entradas de las salas. La plataforma también permite la venta de entradas in situ. Infomaniak está disponible para ofrecer soporte técnico cuando es necesario, especialmente en fases críticas como la apertura.

Después del festival, los datos del ticketing están disponibles para analizar la afluencia y los patrones de uso, lo que permite preparar mejor las ediciones siguientes.

Copia de seguridad de datos

CITIA utiliza Swiss Backup con 25 TB de almacenamiento. Algunos datos y máquinas virtuales se respaldan mediante el software Veeam, para externalizar y asegurar las copias de seguridad.

Vídeo bajo demanda (VOD)

La plataforma VOD de Infomaniak aloja los archivos de vídeo del festival y del MIFA, con un volumen de aproximadamente 2 TB. Se utiliza como solución full API, lo que permite a CITIA integrar la VOD en sus propias herramientas y centralizar los contenidos de las competiciones y la videoteca profesional, accesible a las personas acreditadas.

Resultados

CITIA dispone de una solución de ticketing fiable y contrastada para gestionar todos los accesos al Festival Internacional de Cine de Animación de Annecy y al MIFA. Al permanecer en el ecosistema de soluciones de Infomaniak, el equipo del festival se beneficia también de un sistema de backup externalizado para los datos del evento, así como de una plataforma VOD para alojar y presentar contenidos de vídeo destinados al uso profesional. Los números hablan por sí solos:

• 18 200 acreditados con acceso al ticketing online y a los eventos
• 6 550 profesionales en el MIFA
• 4 500 estudiantes
• 118 países representados
• 136 000 entradas en el conjunto de la edición
• 207 000 reservas, prerreservas o impresiones de entradas

«A lo largo de las ediciones, la relación con Infomaniak se ha construido como una auténtica asociación, con desarrollos personalizados a nuestra medida. La eficiencia del ticketing de Infomaniak aporta una verdadera tranquilidad a los equipos y reduce considerablemente la improvisación durante el festival.»

Thomas Détharré, Responsable de sistemas y redes – CITIA

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