Cómo First Team sustituyó Gmail, WhatsApp y Google Drive por kSuite

First Team se ha convertido en uno de los principales medios de la NBA en francés, con 750.000 suscriptores y 100 millones de visualizaciones al año, de las cuales 200.000 en YouTube. El medio forma parte de la red de creadores Influx (Léo Duff, Legend Media, Laurent Baffie, Hardisk, Romain Lanéry, etc.). Su fuerte crecimiento ha ido transformando sus necesidades: un equipo más amplio, más proyectos que coordinar y varios terabytes de contenido en vídeo que gestionar a diario. Para acompañar este cambio de escala, First Team ha centralizado su comunicación, sus datos y sus herramientas de trabajo con kSuite de Infomaniak. El resultado: una producción más fluida y una mayor capacidad para dirigir todas sus actividades y llevar proyectos en paralelo.

De 10 a 10.000.000 de visualizaciones: profesionalizar la organización

Hoy First Team está organizado de forma profesional y atrae a una audiencia de varios cientos de miles de suscriptores, con millones de visualizaciones en YouTube. Sin embargo, cuando se creó en 2016, el equipo funcionaba de forma amateur. Sus tres fundadores y exjugadores de baloncesto, Erwan Abautret, Thomas Dufant y Stephen Brun, no tenían un proceso de producción formalizado. Todo pasaba por apps de mensajería personales como WhatsApp y los documentos estaban repartidos entre las herramientas personales de cada uno.

Esta organización fue viable hasta que crecieron la audiencia y el volumen de producción. En pocos años, First Team pasó de 10 a 100 millones de visualizaciones anuales y multiplicó los formatos y los proyectos simultáneos: programas, un sitio web, colaboraciones, merchandising y eventos.

Este crecimiento aumentó el volumen de vídeos y puso a prueba la organización interna del equipo. La información resultaba difícil de encontrar, los archivos solían estar dispersos y el seguimiento de los proyectos no era claro. Algunos temas se retrasaban o se quedaban aparcados por falta de estructura. Por los mismos motivos, el uso de direcciones de correo personales y la ausencia de herramientas colaborativas frenaban la profesionalización de los intercambios con los socios.

Para seguir creciendo, First Team necesitaba organizar mejor sus flujos de trabajo, optimizar la colaboración entre los miembros del equipo y centralizar los archivos de vídeo para simplificar el seguimiento de los proyectos.

Por qué First Team eligió kSuite de Infomaniak

• Capacidad de almacenamiento: kSuite (kDrive) permite gestionar varios terabytes de datos, con archivos de vídeo de hasta 50 GB.
• Relación almacenamiento/precio: el modelo sigue siendo adecuado cuando aumentan los volúmenes, sin sobrecostes por almacenamiento.
• Entorno unificado de kSuite: todos los archivos, los correos y las conversaciones se reúnen en un mismo espacio, y las conversaciones están estructuradas para seguir cada actividad por separado.
• Los valores de Infomaniak: su firme compromiso medioambiental coincide con las convicciones del equipo.
• La formación: el equipo de Infomaniak está disponible para una toma de contacto con las herramientas y formar al equipo.

Los retos de un medio en pleno crecimiento

Mejorar la gestión de proyectos: centralizar conversaciones, archivos e información por proyecto para evitar la dispersión y facilitar el seguimiento.

Permitir la colaboración entre varios actores: coordinar a jugadores, agentes, clubes y socios con distintos niveles de acceso.

Garantizar el acceso a los datos en movilidad: permitir el acceso a la información desde los distintos dispositivos del equipo, de viaje y sobre el terreno.

Gestionar grandes volúmenes de contenido: almacenar y compartir vídeos en HD y documentos de todo tipo sin limitaciones técnicas.

Garantizar la confidencialidad de los datos sensibles: proteger los intercambios y, en particular, la información contractual.

Cómo migrar a kSuite: los 4 pasos que siguió First Team

1. Formación inicial con Infomaniak

El Director de operaciones siguió una formación de una hora con el equipo de Infomaniak para familiarizarse con kSuite. Este primer paso le permitió estructurar el uso de las herramientas en First Team y formar después al resto del equipo internamente.

2. Migración de Gmail a Infomaniak Mail

First Team reorganizó su correo, hasta entonces disperso en direcciones personales como Gmail. El equipo migró más de 20.000 correos a Infomaniak Mail, con una dirección profesional para cada colaborador y direcciones genéricas por área, como production@, socialmedia@ o recrutement@. Así se centralizan los intercambios y se encuentra más rápido la información de cada área de actividad. El propio equipo gestiona los derechos de acceso de estas direcciones directamente en el Manager Infomaniak. El paso a kSuite también refuerza la marca de First Team ante sus interlocutores y da credibilidad a la organización al unificar todas las firmas de correo con el mismo estándar.

3. Migración de WhatsApp a kChat para la comunicación interna

El equipo sustituyó las conversaciones y los grupos de WhatsApp por kChat, con un canal para el seguimiento de cada proyecto o producción. Esta organización reúne en un mismo espacio los intercambios sobre contenidos, validaciones y ajustes, y permite pasar de uno a otro con facilidad.

La centralización de los intercambios ofrece una visión global de las actividades de First Team y permite detectar rápidamente los temas que llevan demasiado tiempo pendientes.

4. Migración de Google Drive a kDrive para los archivos de vídeo

El equipo centralizó todos los archivos de producción en kDrive. Los archivos que antes estaban en servicios en la nube personales se importaron con la app de escritorio kDrive. Las carpetas están organizadas por proyecto, con derechos de acceso específicos para cada colaborador configurados en el Manager Infomaniak. A lo largo de la semana, los equipos comparten las versiones de los vídeos (de hasta 50 GB cada una) mediante enlaces públicos de kDrive para trabajar con los montadores y los patrocinadores. Contando el versionado, el almacenamiento total de producción supera los 6 TB de datos. Cada versión (V1, V2, V3) es accesible para todos, lo que permite seguir las fases de validación sin interrupciones en el flujo (sin pérdidas). Cuando un fragmento está listo, un colaborador lo comparte desde el móvil para que el equipo lo valide rápidamente. Así las correcciones se encadenan, incluso cuando alguien no está disponible y sin esperar a volver a la oficina.

Los resultados tras la migración a kSuite

First Team dirige ahora todas sus actividades en un entorno unificado, con ciclos de producción continuos y visibilidad inmediata sobre cada proyecto. Gana en varios frentes:

• Una coordinación multiproyecto transformada: First Team ha multiplicado programas y producciones a pesar de contar con una plantilla reducida. Cada proyecto se gestiona en un único canal de comunicación dedicado. El equipo ha ganado tiempo: puede seguir el estado de avance en tiempo real sin tener que cruzar varios canales ni comprobar la información una y otra vez.
• Una mejor contextualización de los proyectos: tanto si se incorpora un nuevo colaborador como si un nuevo miembro se suma a un proyecto, el contexto está directamente disponible gracias al historial de las conversaciones y a la centralización de todos los archivos en kDrive.

• Un ciclo de producción más sencillo y más corto: se producen 5 o 6 programas a la semana con archivos 4K. Las versiones están centralizadas y se distribuyen en el equipo prácticamente sin demora. En cuanto se produce una versión de un vídeo, se valida y/o se corrige acto seguido.
• Un intercambio de contenidos más sencillo con los socios: los montadores y los patrocinadores acceden directamente a los archivos compartidos, lo que evita tener que duplicar los archivos para subirlos a herramientas de transferencia, como antes.
• Una imagen profesional reforzada: las direcciones de correo por área y las firmas están unificadas en todo el equipo, lo que aclara los intercambios externos y refuerza la imagen de First Team ante sus interlocutores.