Caso di studio: il Festival di Annecy, punto di riferimento del cinema d'animazione, sceglie le soluzioni di Infomaniak

Il Festival Internazionale del Film d’Animazione di Annecy e il suo mercato professionale, il MIFA, riuniscono il grande pubblico e i professionisti dell’industria dell’animazione di tutto il mondo con oltre 600 eventi nell’arco di una settimana, distribuiti su più sedi. Il festival attira personalità come Terry Gilliam e Wes Anderson, nonché i maggiori studi del settore (Disney, Pixar, Netflix, Xilam, ecc.). Per l’organizzatore, l’ente pubblico di cooperazione culturale CITIA, le sfide vanno ben oltre la programmazione delle proiezioni per migliaia di festivalieri. In questo caso di studio, mostriamo come le diverse soluzioni di Infomaniak vengono implementate per rispondere a tutte le esigenze di un’organizzazione particolarmente esigente, prima, durante e dopo l’evento.

Gestire due eventi distinti e pubblici diversi

Il Festival si svolge in un arco di tempo molto breve, specie se si considera che comprende diverse centinaia di eventi: proiezioni cinematografiche, masterclass e altro ancora. La sua particolarità è il formato ibrido (B2C/B2B), due festival in uno. Il team deve gestire con precisione i flussi di visitatori distribuiti su più sedi, con profili di pubblico diversi e diritti di accesso differenziati: accreditamenti, biglietti omaggio o biglietti acquistati sul posto.

La concentrazione di un pubblico così numeroso in una finestra temporale così ristretta è la sfida operativa centrale del festival. Il sistema di biglietteria deve essere immediatamente operativo, affidabile e in grado di gestire picchi di carico elevati — tanto più che una parte significativa dello staff è composta da volontari che devono essere formati in modo efficace e operare in autonomia.

La protezione di grandi volumi di dati è un altro aspetto intrinseco di un festival cinematografico. I file video, particolarmente pesanti, richiedono un’infrastruttura solida con ampie capacità di storage a prezzi competitivi. A ciò si aggiunge il backup complessivo dei dati operativi del festival e di diverse macchine virtuali.

Lo streaming video on demand è un’altra esigenza fondamentale del festival. I film devono essere accessibili in modo fluido e sicuro, sia per uso interno da parte del team che per i professionisti accreditati al MIFA.

Perché Infomaniak?

La scelta di CITIA per Infomaniak si basa sulle esigenze specifiche legate all’organizzazione di un evento internazionale complesso:

Una soluzione di biglietteria collaudata, sviluppata nel corso di molti anni e pensata per eventi di grande portata come il Festival di Annecy.
Un supporto su misura, con formazione dello staff, accompagnamento all’avvio del festival e assistenza mirata nelle fasi critiche.
Una collaborazione a lungo termine, che consente di far evolvere e personalizzare gli strumenti di edizione in edizione.
Un unico fornitore per più esigenze, che raggruppa biglietteria, backup dei dati e VOD in un solo interlocutore.
Un impegno per la sostenibilità, coerente con i valori di un festival immerso tra lago e montagna.

«Poter lavorare con un unico fornitore, capace di evolvere gli strumenti di edizione in edizione, semplifica notevolmente la gestione dei progetti e garantisce scelte tecniche solide nel tempo.»

Châu Tran-Quy, Head of Development Projects – CITIA

Le sfide

Biglietteria:

Importare e gestire il programma di diverse centinaia di eventi, ciascuno con regole di accesso differenti a seconda del pubblico.
Gestire la vendita dei biglietti e le prenotazioni online per gli accreditati e il grande pubblico.
Controllare gli accessi di decine di migliaia di persone su più sedi.
Formare rapidamente lo staff — inclusi i volontari — sull’uso della biglietteria e delle apparecchiature di controllo.

Backup dei dati:

Salvaguardare circa 25 TB di dati generati dall’attività del festival.
Esternalizzare i backup per ridurre i rischi in caso di incidente, in particolare durante il festival.

Video on demand:

Centralizzare e codificare in tempo reale i video inviati in fase di iscrizione delle opere, in particolare per le competizioni.
Garantire la disponibilità di una videoteca per i festivalieri e i professionisti accreditati al MIFA, anche nei momenti di picco.

Implementazione: biglietteria, backup e VOD per coprire tutte le esigenze

Configurazione e gestione della biglietteria

Prima del festival, i team di CITIA importano direttamente tutti gli eventi nella piattaforma di biglietteria Infomaniak, con le rispettive configurazioni (disponibilità, accesso per tipologia di pubblico, ecc.). La piattaforma permette di creare diversi tipi di accreditamento, particolarmente utili per il mercato professionale MIFA. La vendita online di biglietti e la prenotazione delle sessioni aprono prima del festival e restano attive per tutta la sua durata.

Infomaniak affianca il team di CITIA nella formazione sugli strumenti e nella preparazione al controllo degli accessi prima del lancio.

Durante il festival, lo staff utilizza gli scanner messi a disposizione e l’applicazione mobile della biglietteria per convalidare gli ingressi alle sale. La piattaforma consente anche la vendita di biglietti sul posto. Infomaniak è disponibile per il supporto tecnico in caso di necessità, in particolare nelle fasi critiche come l’apertura.

Dopo il festival, i dati della biglietteria sono disponibili per analizzare le presenze e i comportamenti d’uso, in vista della preparazione delle edizioni successive.

Backup dei dati

CITIA utilizza Swiss Backup con 25 TB di spazio di archiviazione. Alcuni dati e macchine virtuali vengono salvati tramite il software Veeam, per garantire backup esterni e sicuri.

Video on demand (VOD)

La piattaforma VOD di Infomaniak ospita i file video del festival e del MIFA per un volume di circa 2 TB. Viene utilizzata come soluzione full API, consentendo a CITIA di integrare la VOD nei propri strumenti e di centralizzare i contenuti delle competizioni e la videoteca professionale, accessibile agli accreditati.

Risultati

CITIA dispone di una soluzione di biglietteria affidabile e collaudata per gestire tutti gli accessi al Festival Internazionale del Film d’Animazione di Annecy e al MIFA. Rimanendo nell’ecosistema Infomaniak, il team del festival beneficia anche di un sistema di backup esterno per i dati dell’evento e di una piattaforma VOD per ospitare e presentare i contenuti video destinati all’uso professionale. I numeri parlano da soli:

18 200 accreditati con accesso alla biglietteria online e agli eventi
6 550 professionisti al MIFA
4 500 studenti
118 paesi rappresentati
136 000 ingressi sull’intera edizione
207 000 prenotazioni, pre-prenotazioni o biglietti stampati

«Nel corso delle edizioni, il rapporto con Infomaniak si è costruito come una vera e propria partnership, con sviluppi personalizzati su nostra richiesta. L’efficienza della biglietteria di Infomaniak dà una reale serenità ai team e riduce considerevolmente la parte di improvvisazione durante il festival.»

Thomas Détharré, Responsabile sistemi e reti – CITIA