Come First Team ha sostituito Gmail, WhatsApp e Google Drive con kSuite

First Team è diventato uno dei principali media NBA in lingua francese, con 750.000 iscritti e 100 milioni di visualizzazioni all’anno, di cui 200.000 su YouTube. Il media fa parte del network di creator Influx (Léo Duff, Legend Media, Laurent Baffie, Hardisk, Romain Lanéry, ecc.). La forte crescita ha trasformato progressivamente le sue esigenze: un team più ampio, più progetti da coordinare e diversi terabyte di contenuti video da gestire ogni giorno. Per sostenere questo cambio di scala, First Team ha centralizzato comunicazione, dati e strumenti di lavoro con kSuite di Infomaniak. Il risultato: una produzione più fluida e una maggiore capacità di gestire tutte le attività e portare avanti più progetti in parallelo.

Da 10 a 10.000.000 di visualizzazioni: professionalizzare l’organizzazione

Oggi First Team è organizzato in modo professionale e raggiunge un pubblico di diverse centinaia di migliaia di iscritti, con milioni di visualizzazioni su YouTube. Eppure, alla sua nascita nel 2016, il team lavorava da amatore. I tre fondatori ed ex cestisti, Erwan Abautret, Thomas Dufant e Stephen Brun, non avevano un processo di produzione formalizzato. Tutto passava da app di messaggistica personali come WhatsApp e i documenti erano sparsi tra gli strumenti personali di ciascuno.

Questa organizzazione ha retto finché pubblico e volume di produzione non sono cresciuti. In pochi anni First Team è passato da 10 a 100 milioni di visualizzazioni annue e ha moltiplicato formati e progetti simultanei: trasmissioni, un sito web, partnership, merchandising ed eventi.

Questa crescita ha aumentato il volume di video e messo alla prova l’organizzazione interna del team. Le informazioni erano difficili da ritrovare, i file spesso sparpagliati e il monitoraggio dei progetti poco chiaro. Alcuni argomenti rischiavano di rallentare o di restare in sospeso per mancanza di struttura. Per le stesse ragioni, l’uso di indirizzi email personali e l’assenza di strumenti collaborativi frenavano la professionalizzazione degli scambi con i partner.

Per continuare a crescere, First Team doveva organizzare meglio i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione tra i membri del team e centralizzare i file video per semplificare il monitoraggio dei progetti.

Perché First Team ha scelto kSuite di Infomaniak

• Capacità di archiviazione: kSuite (kDrive) permette di gestire diversi terabyte di dati, con file video fino a 50 GB.
• Rapporto spazio/prezzo: il modello resta adatto all’aumento dei volumi, senza costi aggiuntivi legati allo storage.
• Ambiente unificato di kSuite: tutti i file, le email e le conversazioni sono riuniti in un unico spazio e le conversazioni sono strutturate per seguire ogni attività separatamente.
• I valori di Infomaniak: il forte impegno ambientale rispecchia le convinzioni del team.
• La formazione: il team di Infomaniak è disponibile per un’introduzione agli strumenti e per formare il team.

Le sfide di un media in forte crescita

Migliorare la gestione dei progetti: centralizzare conversazioni, file e informazioni per progetto per evitare la dispersione e facilitare il monitoraggio.

Permettere la collaborazione tra più attori: coordinare giocatori, agenti, club e partner con livelli di accesso differenziati.

Garantire l’accesso ai dati in mobilità: consentire l’accesso alle informazioni dai diversi dispositivi del team, in viaggio e sul campo.

Gestire grandi volumi di contenuti: archiviare e condividere video in HD e documenti di ogni tipo senza vincoli tecnici.

Tutelare la riservatezza dei dati sensibili: proteggere gli scambi e in particolare le informazioni contrattuali.

Come migrare a kSuite: i 4 passaggi seguiti da First Team

1. Formazione iniziale con Infomaniak

Il Direttore operativo ha seguito una formazione di un’ora con il team di Infomaniak per prendere confidenza con kSuite. Questo primo passo gli ha permesso di strutturare l’uso degli strumenti per First Team e di formare poi internamente il resto del team.

2. Migrazione da Gmail a Infomaniak Mail

First Team ha rivisto l’organizzazione delle email, prima dispersa tra indirizzi personali come Gmail. Il team ha migrato oltre 20.000 email a Infomaniak Mail, con un indirizzo professionale per ogni collaboratore e indirizzi generici per reparto, come production@, socialmedia@ o recrutement@. In questo modo le conversazioni sono centralizzate e le informazioni di ogni area di attività si ritrovano più in fretta. I diritti di accesso a questi indirizzi sono gestiti direttamente dal team nel Manager Infomaniak. Il passaggio a kSuite rafforza inoltre il branding di First Team presso i suoi interlocutori e dà credibilità all’organizzazione, con tutte le firme email allineate allo stesso standard.

3. Migrazione da WhatsApp a kChat per gli scambi interni

Il team ha sostituito conversazioni e gruppi WhatsApp con kChat, con un canale dedicato al monitoraggio di ogni progetto o produzione. Questa organizzazione riunisce in un unico spazio gli scambi su contenuti, approvazioni e modifiche e permette di passare facilmente dall’uno all’altro.

La centralizzazione degli scambi offre una visione d’insieme delle attività di First Team e permette di individuare subito gli argomenti rimasti troppo a lungo in sospeso.

4. Migrazione da Google Drive a kDrive per i file video

Il team ha centralizzato tutti i file di produzione in kDrive. I file archiviati prima su servizi cloud personali sono stati importati tramite l’app kDrive desktop. Le cartelle sono organizzate per progetto, con diritti di accesso specifici per ogni collaboratore configurati nel Manager Infomaniak. Nel corso della settimana i team condividono le versioni dei video (fino a 50 GB ciascuna) tramite link pubblici kDrive per lavorare con montatori e sponsor. Contando il versioning, lo spazio totale di produzione supera i 6 TB di dati. Ogni versione (V1, V2, V3) è accessibile a tutti, così da seguire le fasi di approvazione senza interruzioni nel flusso (senza perdite). Quando un estratto è pronto, un collaboratore lo condivide dal telefono per ottenere una rapida approvazione dal team. Le correzioni possono così susseguirsi anche quando qualcuno non è disponibile e senza aspettare di tornare in ufficio.

I risultati dopo la migrazione a kSuite

First Team gestisce ora tutte le sue attività in un ambiente unificato, con cicli di produzione continui e visibilità immediata su ogni progetto. I vantaggi sono diversi:

• Coordinamento multiprogetto trasformato: First Team ha moltiplicato trasmissioni e produzioni nonostante un organico ridotto. Ogni progetto è gestito in un unico canale di comunicazione dedicato. Il team ha guadagnato tempo: può seguire lo stato di avanzamento in tempo reale senza dover incrociare più canali e ricontrollare regolarmente le informazioni.
• Migliore contestualizzazione dei progetti: sia per l’ingresso di un nuovo collaboratore sia per l’arrivo di un nuovo membro in un progetto, il contesto è subito accessibile grazie alla cronologia delle conversazioni e alla centralizzazione di tutti i file in kDrive.

• Ciclo di produzione più semplice e più breve: 5-6 trasmissioni a settimana vengono prodotte con file 4K. Le versioni sono centralizzate e distribuite nel team praticamente senza attese. Appena una versione di un video è pronta, viene approvata e/o corretta subito dopo.
• Condivisione dei contenuti semplificata con i partner: montatori e sponsor accedono direttamente ai file condivisi, senza dover duplicare i file per caricarli su strumenti di trasferimento come in passato.
• Immagine professionale rafforzata: gli indirizzi email per reparto e le firme sono armonizzati a livello di team, il che rende più chiari gli scambi esterni e rafforza l’immagine di First Team presso i suoi interlocutori.