Polymanga es una de las mayores convenciones de Europa en torno al manga, los videojuegos y la cultura pop. El festival utiliza la taquilla y el alojamiento cloud de Infomaniak para gestionar la venta de entradas y el acceso de los participantes y los visitantes del sitio web polymanga.com. Polymanga acoge a más de 200 expositores, artistas, tiktokers, cosplayers y youtubers y entretiene a decenas de miles de visitantes de todas las edades desde hace 17 años en Suiza. 

Las necesidades de Polymanga

Una convención como Polymanga depende principalmente de la taquilla. El sitio web y la taquilla deben soportar los picos de visitas con más de 20.000 visitas al día. En el lugar, necesitamos una herramienta fácil y fiable para controlar el acceso las 24 horas del día durante los 4 días del festival. Todo a precios asequibles.

David Heim, Fundador y Organizador de Polymanga

Desafíos técnicos

  • Soportar la carga de miles de compras de entradas en línea, el mismo día.
  • Vender entradas en línea sin necesidad de registrarse en el sitio.
  • Gestionar el acceso de +50.000 visitantes.
  • Vender entradas in situ en 10 puntos de venta en toda Suiza.

polymanga

La elección de Infomaniak Ticketing para vender las entradas

Hemos probado otros sistemas de venta de billetes, pero la tecnología de Infomaniak responde mejor a nuestras necesidades cambiantes y a un precio asequible. La solución evoluciona constantemente: se debaten previamente las características que podrían ser útiles para nosotros y luego se desarrollan algunas.

Las interfaces de la taquilla de Infomaniak son sencillas y permiten una configuración precisa. Si es necesario, se puede recurrir al principio a los especialistas de Infomaniak para empezar, por ejemplo. Pero una vez instalado, todo funciona y las características básicas de Infomaniak son suficientes para el 95% de los sitios web existentes.

Para un gran evento como Polymanga, la confianza es primordial. Además, Infomaniak es uno de los únicos actores en el ámbito de las taquillas que se mantiene constante en su visión, respetando al cliente y sus valores comunes. Nunca he tenido malas sorpresas de precios o relacionados con cambios en las condiciones. Es un espíritu muy suizo, que tranquiliza, sin dejar de innovar. Es algo único, porque permite la planificación a largo plazo.

David Heim, Fundador y Organizador de Polymanga

Implementación de la taquilla Polymanga

Fase 1: preparación de la taquilla

La configuración de la taquilla permite definir los criterios propios de Polymanga:

  • Cuotas: definición del número máximo de entradas disponibles a la venta para cada día del festival.
  • Canales: definición de los modos de distribución (en línea, red de vendedores, in situ, patrocinadores, etc.).
  • Tarifas: precios de venta anticipada, precios de venta in situ, etc.

La organización de Polymanga crea el diseño de la entrada y lo carga en la taquilla Infomaniak y lo redirige a las condiciones generales. Luego vienen las pruebas de pre-publicación. El propio equipo se encarga de imprimir las entradas.

Antes de lanzar la taquilla, va la fase de programación de la taquilla para gestionar todas las fases de venta de forma automática (fechas de apertura, precios y límites early bird, etc.).

Hemos notado que algunos clientes funcionan por corazonadas:quieren poder comprar sus entradas rápidamente sin registrarse. El equipo de taquilla de Infomaniak ha desarrollado esta posibilidad a petición nuestra y ¡ahora está disponible para todos los clientes!

Debido a que la impresión bajo demanda requiere una mayor formación de los empleados de la tienda, hemos preimpreso todos los billetes para los 10 puntos de venta en toda Suiza. Un escáner proporcionado por Infomaniak en cada uno y basta con escanear una entrada para activarla con antelación. Ya no es necesario imprimir bajo demanda, lo que reduce considerablemente la espera de los visitantes a la entrada del festival.

Fase 2: venta de entradas en línea e in situ

Polymanga se celebra cada año en Semana Santa y las preventas se abren a finales de noviembre con la activación de la taquilla Infomaniak. 

Ya hay mucha presión en las preventas. La afluencia récord de los últimos años nos obliga a veces a limitar momentáneamente el acceso in situ únicamente a las preventas.

David Heim, Fundador y Organizador de Polymanga

Polymanga utiliza 20 escáneres alquilados a Infomaniak para el personal y los 10 puntos de venta. 

En la apertura de la taquilla de cada edición, polymanga.com recibe picos de más de 20.000 visitantes al día. Esto no tiene nada que ver con el resto del año. Por lo tanto, para alojar el sitio, el pliego de condiciones es doble:

  • costar lo más barato posible al año
  • ser capaz de recibir una gran sobrecarga puntual de visitas

Para satisfacer estas necesidades sin tener que aprovisionar recursos innecesarios durante todo el año, Infomaniak ha propuesto su plataforma como servicio (PaaS) Jelastic Cloud. Permite aprovisionar y redimensionar los recursos del servidor que aloja polymanga.com. El aumento de capacidad se produce por sí solo. Todo es automático y los visitantes nunca se dan cuenta de la cantidad considerable de solicitudes simultáneas, ya que no hay ralentización. Al final, Polymanga sólo paga por los recursos realmente consumidos.

Fase 3:  venta y control de entradas durante el evento

El día D, todo se gestiona desde una sola herramienta. La taquilla permite la venta de entradas in situ y la gestión del control de acceso a las puertas con los escáneres e impresoras térmicas proporcionados por Infomaniak. También permite a los patrocinadores del festival recuperar las entradas para sus socios.

Los organizadores de Polymanga buscaban una tecnología fácil de implementar y fácil de usar por el personal. Para la formar al equipo sobre las entradas del evento, basta con un pequeño manual de dos páginas para explicar el uso de los escáneres y la sincronización con el sistema.

La curva de aprendizaje es casi inexistente. Gracias a un pequeño manual, incluso los principiantes en informática pueden utilizar el servicio con éxito.

David Heim, Fundador y Organizador de Polymanga

El resultado: una experiencia óptima de taquilla para todos los participantes 

El balance: una experiencia de taquilla fluida para los visitantes, desde la llegada al sitio y la compra de la entrada en línea o en las tiendas, hasta el evento e incluso durante el mismo, con la posibilidad de comprar bebidas en la taquilla sin tener que esperar.

Polymanga recibe premios en cada fase del evento. La programación anticipada permite estar tranquilo desde el inicio de la venta de entradas. Los flujos de visitantes se planifican con anticipación, lo que despeja tiempo para imprevistos durante el evento. 

Entre las razones que nos mantienen en Infomaniak están la ética de trabajo, la amabilidad y el lado innovador y pionero. Son valores que compartimos y que a menudo se repiten cuando se nos describe. Para nosotros, la ética es tan importante como la fiabilidad.

David Heim, Fundador y Organizador de Polymanga

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