A veces, procesar los correos a diario constituye toda una hazaña. Todo el mundo reconoce que una bandeja de entrada llena de mensajes provoca un descenso de la productividad y genera un estrés inútil.

¿Qué hacer cuando se reciben demasiados correos? ¿Cómo recuperar el control de la bandeja de entrada y evitar la invasión de correos no leídos?

¡Recibir un montón de correos no es una fatalidad! Por el contrario, si establece una estrategia previa, es fácil reducir la carga de trabajo relacionada con el procesamiento de correos. Para demostrarlo, vamos a descubrir sobre el terreno los secretos de una gestión eficiente del correo.

En Infomaniak, todas las comunicaciones pasan por los soportes digitales, y el correo constituye una parte importante. Es la herencia de un espíritu 100 % digital y ecológico.

Inbox cero: el secreto del gestor

Una bandeja de entrada vacía al final del día: la promesa de una estrategia contrastada, incluso cuando se reciben más de 150 correos diarios.

Esta es la forma de poner en marcha el Inbox Cero en pocos pasos:

  1. Efectúe regularmente un barrido rápido de su bandeja de entrada para gestionar los correos urgentes y seleccionar aquellos que va a desechar.
  2. Gestione todos los correos que puedan ser gestionados en menos de 3 minutos y los que son urgentes y después, archívelos.
  3. Archive todos los correos que no requieran ninguna acción por su parte después de examinarlos rápidamente.
  4. Establezca una o dos franjas horarias claramente delimitadas para tramitar los correos que requieran más trabajo.
  5. Envíese una copia de los correos que tenga que seguir y cree una regla para moverlos a la carpeta “Seguimiento”.
  6. Efectúe una última revisión al final del día para eliminar los últimos correos que puedan ser gestionados.
  7. No deje en la bandeja de entrada más que los correos que puedan ser gestionados el mismo día, una docena como mucho. Haga lo mismo el viernes antes de iniciar el fin de semana.

Marc Oehler,, Director de operaciones en Infomaniak: “Esta estrategia me permite asegurarme de que las cosas se llevan a cabo sin acumulaciones”. Gracias al espacio ilimitado de la cuenta de correo, es posible utilizar sistemáticamente la función de archivado para dejar espacio libre en la bandeja de entrada.

La carpeta de almacenamiento intermedio para reducir la carga

Si su actividad implica un seguimiento permanente y duradero, cree unas carpetas de almacenamiento intermedio para mantener la bandeja de entrada lo más vacía posible.

  1. Cree reglas desde el Workspace para clasificar los correos y moverlos automáticamente a las carpetas de seguimiento organizadas de forma jerárquica. Si añade sus reglas al Workspace, se aplicarán con anterioridad a su cliente de mensajería. Disfrutará de la misma organización, independientemente del dispositivo al que esté conectado.
  2. Vacíe la bandeja de entrada una vez por semana moviendo todos los correos a una “carpeta de almacenamiento intermedio” que contenga los correos menos urgentes que no haya podido tramitar.

Con una carpeta de almacenamiento intermedio reducirá la carga de estrés y liberará literalmente el espacio necesario para tener una buena vista de conjunto.

Los filtros ofrecen posibilidades de clasificación automática y de acciones. Entre otras cosas, también puede mover automáticamente los correos, copiarlos en una carpeta y enviarlos a una o varias personas y particulares. Dedicar tiempo a configurar sus reglas en el Workspace permite ahorrar un tiempo precioso más adelante.

Alexandre Patti, responsable de certificaciones en Infomaniak: “Para mantener un elevado grado de eficiencia, es primordial de conservar una bandeja de entrada vacía y almacenar los correos para gestionar en una carpeta distinta”. Algunos estudios confirman que menos del 20 % de correos que conservamos o archivamos tendrán una utilidad futura. Una bandeja de entrada vacía ofrece las mismas ventajas que un espacio de trabajo bien ordenado.

En resumen

Para recapitular, definir las prioridades y adoptar una disciplina son la clave de una buena gestión de los correos. Reservar espacio en la bandeja de entrada sirve para liberar espacio en la organización de trabajo.

Por último, no olvidar las buenas prácticas individuales:

  • Escribir menos correos para recibir menos contestaciones.
  • Utilizar el filtro SPAM para dejar de recibir correo no deseado que ocupa espacio en la bandeja de entrada.
  • Darse de baja de los boletines de noticias que se deseen o crear una regla para moverlos automáticamente a una carpeta específica.

El Workspace ofrece todas las funciones indispensables para implementar estas buenas prácticas y mejorar la eficiencia. Para disfrutar de esta herramienta, solo tiene que pedir un nombre de dominio o un alojamiento de correo en Infomaniak. Cada nombre de dominio incluye una dirección de correo ilimitada, lo que es muy útil porque hay muchas promociones actualmente.

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