Nicht den Überblick über seine E-Mails zu verlieren ist manchmal eine Herausforderung. Dabei ist offensichtlich, dass ein voller Posteingang die Produktivität herabsetzt und den Stress unnötigerweise erhöht.

Was tun, wenn man einfach zu viele E-Mails erhält? Wie behält man die Kontrolle über den Posteingang und hält die ungelesenen Nachrichten in Grenzen?

Bergeweise E-Mails: Das muss nicht sein! Mit der entsprechenden Strategie kann man dem vorbeugen und die Arbeitsbelastung durch E-Mails sehr einfach verringern. Nachfolgend zeigen wir, wie eine effiziente E-Mail-Verwaltung in der Praxis aussieht.

Bei Infomaniak läuft die gesamte Kommunikation digital und zu einem grossen Teil über E-Mails ab. Wir sind schon immer ein 100% digitales und umweltfreundliches Unternehmen.

Das Erfolgsgeheimnis: Inbox Zero

Mit einer bewährten Strategie ist ein leerer Posteingang am Ende des Arbeitstags möglich, auch wenn über 150 E-Mails am Tag eingehen.

So gelangen Sie in wenigen Schritten zur Inbox Zero:

  1. Gehen Sie Ihren Posteingang regelmässig schnell durch, um dringende E-Mails zu beantworten und diejenigen auszusortieren, die nicht weiterverfolgt werden.
  2. Bearbeiten Sie alle E-Mails, die in weniger als drei Minuten bearbeitet werden können oder dringend sind, und archivieren Sie sie.
  3. Archivieren Sie nach dem Lesen alle E-Mails, die Sie nicht weiterverfolgen müssen.
  4. Legen Sie feste Zeiten fest, in denen Sie die E-Mails bearbeiten, die mehr Arbeit machen.
  5. Setzen Sie sich in Kopie der E-Mails, die Sie weiterverfolgen müssen, und erstellen Sie eine Regel, um sie in einen “Weiterverfolgungsordner” zu verschieben.
  6. Werfen Sie am Ende des Arbeitstags noch einen Blick darauf, um die letzten verbliebenen E-Mails zu bearbeiten.
  7. In Ihrem Posteingang sollten noch höchstens ein Dutzend E-Mails verbleiben, die nicht am gleichen Tag bearbeitet werden können. Wiederholen Sie diesen Vorgang am Freitagabend, bevor Sie sich bis Montag verabschieden.

Marc Oehler, Betriebsleiter bei Infomaniak: “Durch diese Strategie kann ich gewährleisten, dass ich meine Aufgaben erledige und keine Arbeit vor mir herschiebe.” Da der Speicherplatz der Mailbox unbegrenzt ist, können E-Mails systematisch archiviert werden, damit Ordnung im Posteingang herrscht.

Ein “Pufferordner” zur Minderung der Last

Wenn eine ständige, dauerhafte Weiterverfolgung Teil Ihrer Tätigkeit ist, sollten Sie Ihre E-Mails in Ordner verschieben, damit der Posteingang möglichst leer bleibt.

  1. Erstellen Sie Regeln im Workspace, um E-Mails zu sortieren und automatisch in hierarchisch aufgebaute Ordner zur Weiterverfolgung zu verschieben. Wenn Sie Ihre Regeln im Bereich des Workspace einfügen, werden sie angewendet, bevor die E-Mails in Ihrem E-Mail-Client ankommen, und gelten immer, egal mit welchem Gerät Sie auf Ihre E-Mails zugreifen.
  2. Leeren Sie Ihren Posteingang jede Woche, indem Sie alle E-Mails in einen “Pufferordner” verschieben, der die weniger dringenden, noch nicht bearbeiteten E-Mails enthält.

Ein Pufferordner mindert die Stressbelastung und schafft den notwendigen Platz, um eine gute Übersicht zu behalten.

Mit Filtern können Sie automatische Sortierregeln und sonstige Aktionen einführen, um E-Mails z.B. automatisch zu verschieben, in einen Ordner zu kopieren oder an einen oder mehrere Empfänger weiterzuleiten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Regeln im Workspace zu erstellen, sparen Sie später viel wertvolle Zeit.

Alexandre Patti, der bei Infomaniak für Zertifizierungen zuständig ist, erklärt: “Im Hinblick auf ein hohes Mass an Effizienz ist ein leerer Posteingang äusserst wichtig, auch wenn man die E-Mails dann in einem eigenen Ordner bearbeitet.” Untersuchungen zeigen, dass weniger als 20% der E-Mails, die aufbewahrt oder archiviert werden, später erneut verwendet werden. Ein leerer Posteingang hat die gleichen Vorteile wie ein aufgeräumter Schreibtisch.

Fazit: Wenn Sie Prioritäten setzen und Disziplin an den Tag legen, legen Sie die Grundlagen für eine effiziente E-Mail-Verwaltung, und indem Sie in Ihrem Posteingang Platz schaffen, haben Sie mehr Freiheiten bei der Organisation Ihrer Tätigkeit.

Ausserdem gelten die bekannten bewährten Praktiken:

  • Wenn Sie weniger E-Mails schreiben, müssen Sie auch weniger beantworten.
  • Aktivieren Sie den Spamfilter, um unerbetene E-Mails auszusortieren, bevor sie im Posteingang landen.
  • Melden Sie sich von allen Newslettern ab, die Sie nicht mehr interessieren, oder erstellen Sie eine Regel, um sie automatisch in einen eigenen Ordner zu verschieben.

Der Workspace bietet alle notwendigen Funktionen, um diese bewährten Praktiken umzusetzen und effizienter zu werden. Wenn Sie diese Funktionen nutzen möchten, reicht es aus, bei Infomaniak einen Domainnamen oder ein E-Mail-Hosting zu bestellen. Ein Domainname umfasst ausserdem eine kostenlose unbegrenzte E-Mail-Adresse. Im Moment gibt es übrigens viele Sonderangebote für Domains.

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