Polymanga est l’une des plus grandes conventions d’Europe autour des mangas, des jeux vidéo et de la culture pop. Le festival s’appuie sur la billetterie et l’hébergement cloud d’Infomaniak pour gérer la vente des billets, l’accès des festivaliers et les visiteurs du site polymanga.com. Polymanga accueille plus de 200 exposants, artistes, tiktokeurs, cosplayers, youtubeurs et divertit des dizaines de milliers de visiteurs de tous âges depuis 17 ans en Suisse. 

Les besoins de Polymanga

Une convention comme Polymanga dépend prioritairement de la billetterie. Le site Web et la billetterie doivent tenir l’explosion ponctuelle de la fréquentation avec plus de 20 000 visites/jour. Sur place, nous avons besoin d’un outil facile et fiable pour contrôler les accès 24h/24 durant les 4 jours du festival. Le tout à des tarifs abordables.

David Heim, Fondateur et organisateur de Polymanga

Les challenges techniques

  • Supporter la charge de milliers d’achats en ligne de billets, le même jour.
  • Vendre des billets en ligne sans inscription sur le site.
  • Gérer l’accès de +50’000 visiteurs.
  • Vendre des billets sur place dans 10 points de vente à travers la Suisse.

polymanga

Le choix d’Infomaniak Ticketing pour vendre les billets

Nous avons testé d’autres systèmes de billetterie, mais la technologie d’Infomaniak répond le mieux à l’évolution de nos besoins et avec un tarif abordable. La solution évolue régulièrement : on discute en amont des fonctionnalités qui nous seraient utiles et certaines sont ensuite développées.

Les interfaces de la billetterie d’Infomaniak sont simples tout en permettant un paramétrage pointu. En cas de besoin, on peut faire appel aux spécialistes d’Infomaniak au début pour se lancer par exemple. Mais une fois installé, tout roule et les fonctionnalités de base d’Infomaniak sont largement suffisantes pour 95% des sites Internet existants.

Pour un grand évènement comme Polymanga, la confiance est primordiale. Et force est de constater que Infomaniak est un des seuls acteurs dans le domaine de la billetterie à rester constant dans sa vision, à respecter le client et leurs valeurs communes. Je n’ai jamais eu de mauvaises surprises de tarification ou liées à de nouvelles conditions. C’est un esprit très suisse, qui rassure, tout en cherchant à innover. C’est rare, cela permet la planification à long terme.

David Heim, Fondateur et organisateur de Polymanga

La mise en œuvre de la billetterie Polymanga

Phase 1 : la préparation de la billetterie

La configuration de la billetterie permet de définir les critères propres à Polymanga :

  • Ses quotas : définition du nombre maximum de billets disponibles à la vente pour chaque jour du festival.
  • Ses canaux : définition des modes de distribution (en ligne, réseau de vendeurs, sur place, sponsors, etc.).
  • Ses tarifs : prix des préventes, prix de vente sur place, etc.

L’organisation de Polymanga crée le design du billet et le charge dans la billetterie Infomaniak puis redirige vers les conditions générales. Viennent ensuite les tests de pré-publication. L’équipe gère elle-même l’impression des billets.

Avant de lancer la billetterie, c’est l’étape de la programmation de la billetterie pour gérer toutes les phases de vente en automatique (les dates d’ouverture, les prix et les limites early bird, etc.).

Nous avons remarqué que certains clients fonctionnent au coup de cœur : ils veulent pouvoir acheter leurs billets rapidement sans s’inscrire. L’équipe billetterie d’Infomaniak a développé cette possibilité à notre demande et c’est aujourd’hui disponible pour tous les clients !

Comme l’impression à la demande requiert une plus grande formation des employés de magasin, nous avons pré-imprimé tous les billets pour les 10 points de vente à travers la Suisse. Un scanner fourni par Infomaniak à chacun d’entre eux et il suffit de scanner un billet pour l’activer à l’avance. Plus besoin d’impression à la demande, ce qui réduit considérablement l’attente des visiteurs à l’entrée du festival.

Phase 2 : la mise en vente des billets en ligne et sur site

Polymanga a lieu chaque année à Pâques et les préventes sont ouvertes fin novembre avec l’activation de la billetterie Infomaniak. 

Il y a déjà une forte pression au moment des préventes. L’affluence record des dernières années nous oblige parfois à limiter momentanément l’accès sur place aux seules préventes.

David Heim, Fondateur et organisateur de Polymanga

Polymanga utilise 20 scanners loués par Infomaniak pour le staff et les 10 points de vente. 

À l’ouverture de la billetterie de chaque édition, le site polymanga.com reçoit des pics de plus de 20 000 visiteurs par jour. Cela n’a rien à voir avec le reste de l’année. Pour héberger le site, le cahier des charges est donc double :

  • coûter le moins cher possible à l’année
  • être capable de recevoir une importante surcharge ponctuelle de visites

Pour répondre à ces besoins sans devoir provisionner des ressources inutilement toute l’année, Infomaniak a proposé sa plateforme en tant que service (PaaS) Jelastic Cloud. Elle permet de provisionner et de redimensionner les ressources du serveur qui héberge polymanga.com. La montée en capacité s’opère toute seule. Tout est automatique et les visiteurs ne s’aperçoivent jamais du nombre considérable de requêtes simultanées, car il n’y a aucun ralentissement. Au final, Polymanga ne paie que les ressources réellement consommées.

Phase 3 :  la vente et le contrôle des billets pendant l’évènement

Le jour J, tout est géré depuis un seul outil. La billetterie permet de vendre des billets sur place et de gérer le contrôle d’accès aux portes avec les scanners et les imprimantes thermiques fournis par Infomaniak. Elle permet aussi aux sponsors du festival de récupérer leurs billets pour leurs partenaires.

Les organisateurs de Polymanga recherchaient une technologie facile à déployer et facile à utiliser par le staff. Pour la formation de l’équipe aux entrées de la manifestation, un petit manuel de deux pages suffit à expliquer l’utilisation des scans et la synchronisation avec le système.

La courbe d’apprentissage est quasi inexistante. Grâce à un petit manuel, même les débutants en informatique peuvent utiliser le service avec succès.

David Heim, Fondateur et organisateur de Polymanga

Le résultat : une expérience de billetterie optimale pour tous les participants 

Le bilan : une expérience de billetterie fluide pour les visiteurs, depuis l’arrivée sur le site et l’achat du billet en ligne ou dans les commerces, jusqu’à la manifestation et même pendant celle-ci, avec la possibilité d’acheter des boissons depuis la billetterie sans devoir attendre.

Polymanga bénéficie de gains à chaque phase de l’évènement. La programmation en amont permet d’être tranquille dès le lancement de la vente des billets. Les flux de visiteurs sont planifiés à l’avance, ce qui dégage du temps pour les imprévus pendant l’évènement. 

Parmi les raisons qui nous font rester chez Infomaniak, il y a l’éthique de travail, la bienveillance et le côté novateur et précurseur. Ce sont des valeurs que nous partageons et qui reviennent souvent quand on nous décrit aussi. Pour nous, l’éthique compte autant que la fiabilité.

David Heim, Fondateur et organisateur de Polymanga

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