Polymanga è una delle più grandi convention europee incentrate sui manga, i videogiochi e la cultura pop. Il festival si avvale della biglietteria e dell’hosting cloud di Infomaniak per gestire la vendita dei biglietti, l’accesso dei festivalieri e i visitatori del sito polymanga.com. Polymanga ospita oltre 200 espositori, artisti, tiktoker, cosplayer, youtubeer e da 17 anni intrattiene decine di migliaia di visitatori di tutte le età in Svizzera. 

Le esigenze di Polymanga

Una convention come Polymanga dipende principalmente dalla biglietteria. Il sito web e la biglietteria devono fare fronte alla puntuale esplosione del traffico con oltre 20 000 visite al giorno. In loco abbiamo bisogno di uno strumento facile da usare e affidabile per controllare gli accessi 24 ore su 24 durante i 4 giorni del festival. Il tutto a prezzi accessibili.

David Heim, Fondatore e organizzatore di Polymanga

Le sfide tecniche

  • Supportare il carico di migliaia di acquisti di biglietti online nello stesso giorno.
  • Vendere biglietti online senza registrazione sul sito.
  • Gestire l’accesso di oltre 50’000 visitatori.
  • Vendere i biglietti in loco presso 10 punti vendita in tutta la Svizzera.

polymanga

La scelta di Infomaniak Ticketing per la vendita dei biglietti

Abbiamo testato altri sistemi di biglietteria, ma la tecnologia di Infomaniak risponde al meglio all’evoluzione delle nostre esigenze e con prezzi accessibili. La soluzione si evolve regolarmente: discutiamo a monte delle funzionalità che ci sarebbero utili, alcune delle quali vengono poi sviluppate.

Le interfacce della biglietteria di Infomaniak sono facili da usare e consentono impostazioni precise. In caso di bisogno, possiamo fare riferimento fin dall’inizio agli specialisti di Infomaniak per prendere il via ad esempio. Ma una volta installato, tutto scorre e le funzionalità di base di Infomaniak sono ampiamente sufficienti per il 95% dei siti Internet esistenti.

Per un grande evento come Polymanga, la fiducia è di fondamentale importanza. E a questo proposito non si può constatare altro che Infomaniak sia uno dei pochi operatori nel settore biglietterie a restare fedele alla propria visione e a rispettare il cliente e i loro valori comuni. Non ho mai avuto brutte sorprese di prezzi o nuove condizioni. È uno spirito molto svizzero, rassicurante e al tempo stesso orientato all’innovazione. È cosa rara, consente una pianificazione a lungo termine.

David Heim, Fondatore e organizzatore di Polymanga

La messa in funzione della biglietteria Polymanga

Fase 1: la preparazione della biglietteria

La configurazione della biglietteria consente di definire i criteri specifici di Polymanga:

  • Le sue quote: definire il numero massimo di biglietti disponibili per la vendita per ogni giorno del festival.
  • I suoi canali: definire le modalità di distribuzione (online, rete di venditori, in loco, sponsor, ecc.).
  • I suoi prezzi: prezzi di prevendita, prezzo di vendita in loco, ecc.

L’organizzazione di Polymanga crea il design del biglietto, lo carica nella biglietteria Infomaniak e inoltra quindi alle condizioni generali. Seguono poi i test di pre-pubblicazione. Il team gestisce autonomamente la stampa dei biglietti.

Il lancio della biglietteria è preceduto dal passaggio della programmazione della biglietteria stessa per gestire tutte le fasi di vendita in automatico (le date di apertura, i prezzi e i limiti early bird, ecc.).

Abbiamo notato che alcuni clienti vogliono saltare alcuni passaggi: ad esempio per poter acquistare i biglietti in tempi rapidi senza registrarsi. Il team biglietteria di Infomaniak ha sviluppato questa possibilità su nostra richiesta ed è oggi disponibile per tutti i clienti!

Poiché la stampa su richiesta richiede una maggiore formazione degli addetti dei negozi, abbiamo prestampato tutti i biglietti per i 10 punti vendita in tutta la Svizzera. Uno scanner fornito da Infomaniak a ciascuno di essi e basta scannerizzare il biglietto per attivarlo in anticipo. Non essendo più necessaria la stampa su richiesta, l’attesa dei visitatori all’ingresso del festival si riduce notevolmente.

Fase 2: messa in vendita dei biglietti online e in loco

Polymanga si svolge ogni anno a Pasqua e le prevendite verranno aperte a fine novembre con l’attivazione della biglietteria Infomaniak. 

La pressione è già forte al momento della prevendita. A volte, l’affluenza record degli ultimi anni ci costringe a limitare temporaneamente l’accesso in loco alle sole prevendite.

David Heim, Fondatore e organizzatore di Polymanga

Polymanga utilizza 20 scanner noleggiati da Infomaniak per lo staff e i 10 punti vendita. 

All’apertura della biglietteria di ogni edizione, il sito polymanga.com riceve picchi di oltre 20 000 visitatori al giorno. Questo non ha nulla a che fare con il resto dell’anno. Per ospitare il sito, le specifiche sono quindi doppie:

  • costi più ridotti possibile all’anno
  • essere in grado di ricevere un notevole sovraccarico puntuale di visite

Per rispondere a queste esigenze senza dover fornire risorse inutili tutto l’anno, Infomaniak ha proposto la propria piattaforma come servizio (PaaS) Jelastic Cloud. Consente il provisioning e il ridimensionamento delle risorse del server che ospita polymanga.com. L’aumento della capacità avviene autonomamente. Tutto è automatico e i visitatori non si accorgono mai dell’enorme numero di richieste simultanee, poiché non vi sono rallentamenti. Alla fine, Polymanga paga solo le risorse realmente consumate.

Fase 3:  la vendita e il controllo dei biglietti durante l’evento

Il giorno dell’evento, tutto viene gestito da un unico strumento. La biglietteria consente di vendere i biglietti in loco e di gestire il controllo degli accessi alle porte con gli scanner e le stampanti termiche forniti da Infomaniak. Essa consente inoltre agli sponsor del festival di ritirare i biglietti per i loro partner.

Gli organizzatori di Polymanga erano alla ricerca di una tecnologia facile da implementare e da usare per lo staff. Per la formazione del team agli ingressi dell’evento, è sufficiente un manualetto di due pagine per spiegare l’uso degli scanner e la sincronizzazione con il sistema.

La curva di apprendimento è quasi inesistente. Grazie a un manualetto, anche i principianti dell’informatica possono utilizzare il servizio con successo.

David Heim, Fondatore e organizzatore di Polymanga

Il risultato: un’esperienza di biglietteria ottimale per tutti i partecipanti 

Il bilancio: un’esperienza di biglietteria fluida per i visitatori, dall’accesso al sito e l’acquisto del biglietto online o nei negozi, fino alla manifestazione e anche durante la stessa, con la possibilità di acquistare bevande dalla biglietteria senza dover attendere.

Polymanga ottiene vantaggi in ogni fase dell’evento. La programmazione a monte garantisce la massima tranquillità fin dal lancio della vendita dei biglietti. I flussi di visitatori sono pianificati in anticipo, lasciando del tempo per gli imprevisti durante l’evento. 

Tra le ragioni che ci spingono a rimanere in Infomaniak, vi sono l’etica del lavoro, la gentilezza e l’aspetto innovativo e pionieristico. Sono valori che condividiamo e che spesso emergono anche quando si parla di noi. Per noi, l’etica conta tanto quanto l’affidabilità.

David Heim, Fondatore e organizzatore di Polymanga

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